Archiwizacja dokumentów a RODO – praktyczne wskazówki dla firm | Gdańsk, Gdynia
W dobie cyfryzacji i restrykcyjnych przepisów o ochronie danych osobowych, każda firma – niezależnie od wielkości – musi zadbać o zgodność archiwizacji dokumentów z wymogami RODO. Dotyczy to zarówno dokumentacji papierowej, jak i cyfrowej. W miastach takich jak Gdańsk i Gdynia, gdzie działa wiele firm z sektora usługowego i przemysłowego, profesjonalne podejście do archiwizacji danych osobowych staje się standardem.
Dlaczego zgodność z RODO w archiwizacji jest kluczowa?
RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) nakłada na administratorów danych obowiązek stosowania zasad takich jak: minimalizacja danych, ograniczenie celu przetwarzania czy integralność i poufność. Niewłaściwa archiwizacja może prowadzić do wycieku danych, błędów przetwarzania oraz wysokich kar finansowych – nawet do 20 milionów euro.
Najczęstsze błędy w archiwizacji a RODO
Przechowywanie danych dłużej niż to konieczne
Częstym błędem jest gromadzenie dokumentów przez czas dłuższy niż przewiduje prawo. Przykład: dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy (zgodnie z ustawą o emeryturach i rentach po okresie 01.01.2019 r. wcześniej było 50lat.
Brak kontroli dostępu
Dokumenty przechowywane w nieodpowiednich lokalizacjach (np. ogólnodostępne biura) mogą zostać przypadkowo udostępnione osobom nieuprawnionym.
Brak procedur niszczenia dokumentów
Zbyt wiele firm nie ma ustalonych procedur bezpiecznego niszczenia dokumentów papierowych i cyfrowych, co może prowadzić do ich nielegalnego ujawnienia.
Dobre praktyki – archiwizacja zgodna z RODO
Opracowanie polityki archiwizacji
Każda firma powinna posiadać wewnętrzne regulacje opisujące:
- okresy przechowywania dokumentów,
- sposoby zabezpieczania danych,
- zasady przekazywania akt do zewnętrznych archiwów.
Szyfrowanie i zabezpieczenie dokumentów elektronicznych
W przypadku dokumentów cyfrowych stosuj szyfrowanie, ogranicz dostęp do wybranych pracowników i używaj haseł dwuskładnikowych.
Regularne przeglądy zasobów
Co kwartał lub co pół roku warto przeprowadzać audyt dokumentacji, by upewnić się, że wszystkie dane są zgodne z aktualnym stanem prawnym i organizacyjnym firmy.
RODO a współpraca z archiwum zewnętrznym – na co zwrócić uwagę?
Współpracując z firmą archiwizującą dokumenty w Gdańsku lub Gdyni, należy upewnić się, że:
- posiada ona status procesora danych,
- spełnia normy ISO (posiadamy certyfikat ISO:9001:2015)
- podpisano z nią umowę powierzenia przetwarzania danych.
Archiwizacja dokumentów zgodna z RODO to nie tylko obowiązek, ale także element budowania wizerunku firmy jako odpowiedzialnej i bezpiecznej. Dzięki współpracy z profesjonalnymi partnerami w Gdańsku czy Gdyni możesz nie tylko uniknąć kar, ale też usprawnić obieg dokumentów i zyskać zaufanie klientów oraz pracowników.