Procesowi archiwizacji dokumentacji podlegają różnego typu dokumenty wytwarzane, następnie gromadzone przez przedsiębiorstwo. Dokumenty te w formie uporządkowanej są przekazywane do zakładowej składnicy akt na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, stanowiących podstawę ewidencji magazynowanych zasobów.
Istnieje również możliwość archiwizacji dokumentacji nieuporządkowanej (anonimowej), tj. w pojemnikach lub pudłach, których zawartość jest znana tylko upoważnionym pracownikom podmiotu zamawiającego usługę, jak też porządkowanie dokumentacji znajdującej się w stanie utrudniającym sprawne korzystanie z niej.
Upoważnieni pracownicy przedsiębiorstwa, korzystający z usługi, mogą zamawiać kopie dokumentów lub wypożyczenie oryginałów dokumentacji.
Po upływie określonego przepisami prawnymi okresu przechowywania dokumentów (może on zostać dodatkowo wydłużony odpowiednimi zapisami w umowie), dokumentacja zostaje wydzielona z ogólnego zasobu (wybrakowana), a następnie, za zgodą Klienta lub odpowiedniego organu (np. archiwum państwowe), zniszczona w sposób gwarantujący pełne bezpieczeństwo danych osobowych i uniemożliwiający odtworzenie akt. Klient otrzymuje protokół i certyfikat zniszczenia.
Ogólne korzyści:
- Zapewniamy kompleksową obsługę archiwizacyjną dokumentacji przedsiębiorstw (w tym instytucji finansowych) realizowanej na zasadzie outsourcingu;
- Pomagamy w optymalizacji kosztów związanych z procesem archiwizacji dokumentacji w firmie;
- Jesteśmy zarejestrowanym przechowawcą dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców;
- Zapewniamy maksymalne bezpieczeństwo i poufność powierzonych danych – m.in. Skarbiec z najwyższą, XIII klasą odporności/zabezpieczeń.
Oferujemy outsourcing w archiwizacji – przekazanie wszystkich czynności związanych z prowadzeniem archiwum zakładowego (składnicy akt) zewnętrznej firmie – a w tym:
- Przyjęcie do przechowywania w naszej składnicy akt dokumentacji niearchiwalnej i jej pełna obsługa
- Archiwizację dokumentów papierowych
- Brakowanie i niszczenie dokumentacji
- Porządkowanie dokumentacji
- Skanowanie dokumentów
- Udostępnianie cyfrowych obrazów dokumentów oraz oryginałów
- Prowadzenie archiwum zakładowego w siedzibie Klienta
- Inne czynności jak: obsługa pełnomocnictw, weksli, przy indywidualnym uzgodnieniu z Klientem jego potrzeb.
W celu zapewnienia Państwu gwarancji jakości naszych usług, a przechowywanym dokumentom jak najlepszego zabezpieczenia:
- Przechowujemy dokumenty w pomieszczeniach wyposażonych w system monitoringu oraz w nowoczesną instalację przeciwpożarową
- W magazynach panuje optymalna temperatura, poziom wilgotności i natężenia światła,
- Dokumenty umieszczamy w pudłach opatrzonych kodem kreskowym umożliwiającym ich szybką i jednoznaczną identyfikację. Dodatkowo karton ma nadaną swoją indywidualną lokalizację, dzięki czemu ich odszukanie jest procesem szybkim i bezbłędnym.
- Przechowywanie dokumentacji odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami archiwalnymi dotyczącymi przechowywania, udostępniania i brakowania dokumentacji, której okres przechowywania upłynął.
- Przechowujemy akta osobowe w teczkach oraz kartonach archiwizacyjnych odpowiedniej jakości,
- Zapewniamy najwyższy poziom bezpieczeństwa informacji w przetwarzanej dokumentacji zgodnie z wymaganiami obecnymi w europejskim Ogólnym Rozporządzeniu o Ochronie Danych.
Archiwizacja, czyli porządkowanie dokumentacji w archiwach zakładowych i składnicach akt, której zakres obejmuje:
- Systematyzację akt według komórek organizacyjnych Zleceniodawcy
- Kwalifikację dokumentacji według kategorii archiwalnych,
- Klasyfikację akt zgodnie z wykazem rzeczowym akt,
- Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął wraz ze sporządzeniem ewidencji oraz fizyczne jej zniszczenie,
- Wykonanie ewidencji dokumentacji uporządkowanej.
- Przygotowywanie dokumentacji podmiotów istniejących lub likwidowanych do przejęcia przez instytucje państwowe, jak archiwa państwowe, kuratoria oświaty lub archiwa urzędów