Usługi archiwizacyjne to usługi związane z gromadzeniem, przechowywaniem
i zarządzaniem dokumentami oraz innymi informacjami w formie papierowej
lub cyfrowej. Ich celem jest zapewnienie bezpieczeństwa, poufności, integralności oraz dostępności przechowywanych danych, a także ułatwienie ich wyszukiwania
i wykorzystania. Usługi archiwizacyjne to szeroki zakres działań, który może obejmować wiele procesów od przechowywania dokumentacji po jej digitalizację, czy też niszczenie.Zdobyte doświadczenie przez wieloletnią współpracę ze znanymi firmami jak
i posiadany Certyfikat jakości ISO 9001:2015 czy też proces niszczenia dokumentacji według wymaganych norm DIN66399 i klasy tajności P4, zapewniają gwarancję naszej jakości usług. Jesteśmy zarejestrowanym przechowawcą dokumentacji osobowej i płacowej. Gwarantujemy bezpieczeństwo danych, stały kontakt z przedstawicielami naszej firmy jak
i wiele rozwiązań, które ułatwiają współpracę podczas jej trwania.Korzystanie z usług archiwizacyjnych pozwala na zaoszczędzenie czasu i pieniędzy,
.
a także minimalizuje ryzyko utraty danych i naruszenia prywatności. Dlatego tak wiele firm decyduje się na skorzystanie z naszych usług.
Korzyści korzystania z usług archiwizacyjnych:
- Kompleksowa obsługa dokumentacji wytworzonej przez Twoją firmę.
- Zapewnienie bezpieczeństwa, dzięki zachowaniu odpowiednich procedur i zasad przechowywania dokumentów minimalizuje się ryzyko utraty danych w wyniku kradzieży, pożaru, zalania czy innych katastrof.
- Oszczędność miejsca – przechowywanie dokumentów w specjalnie przystosowanych do tego miejscach, pozwala zaoszczędzić miejsce w firmie.
- Obniżenie kosztów zatrudnienia i utrzymania własnego archiwum w firmie.
- Oszczędność czasu – dzięki oferowanym przez Premium Management S.A. rozwiązaniom, wyszukiwanie przechowywanych, potrzebnych dokumentów jest szybsze i bardziej skuteczne. Dokumenty są łatwo dostępne i zorganizowane w sposób ułatwiający ich odnalezienie. Posiadają własną elektroniczną ewidencję, która w łatwy sposób rozpoznaje lokalizację dokumentów na magazynie.
Oferujemy kompleksowe usługi w archiwizacji – przekazanie wszystkich czynności związanych z prowadzeniem archiwum zakładowego (składnicy akt) zewnętrznej firmie – a w tym:
- Przyjęcie do przechowywania dokumentów,
- Obsługa dokumentacji przechowywanej,
- Archiwizację dokumentów papierowych,
- Brakowanie i niszczenie dokumentacji,
- Porządkowanie dokumentacji,
- Skanowanie dokumentów od A4 do formatów wielkoformatowych A0+,
- Udostępnianie cyfrowych obrazów dokumentów oraz oryginałów,
- Prowadzenie archiwum zakładowego w siedzibie Klienta,
- Posiadamy własny skarbiec z najwyższą, XIII klasą odporności/zabezpieczeń,
co zapewnia bezpieczną obsługę weksli naszych klientów.
W celu zapewnienia Państwu gwarancji jakości naszych usług, a przechowywanym dokumentom jak najlepszego zabezpieczenia:
- Przechowujemy dokumenty w pomieszczeniach wyposażonych w system monitoringu oraz posiadające nowoczesną instalację przeciwpożarową,
- W magazynach panuje optymalna temperatura, poziom wilgotności i natężenie światła, które regularnie są sprawdzane i monitorowane,
- Dokumenty umieszczamy w specjalnych kartonach archiwizacyjnych opatrzonych kodem kreskowym. Umożliwia to ich szybką i jednoznaczną identyfikację. Dodatkowo karton archiwizacyjny ma nadaną swoją indywidualną lokalizację, dzięki czemu ich odszukanie jest procesem szybkim i bezbłędnym,
- Przechowywanie dokumentacji odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami archiwalnymi dotyczącymi przechowywania, udostępniania i brakowania dokumentacji, której okres przechowywania upłynął,
- Przechowujemy akta osobowe w teczkach oraz kartonach archiwizacyjnych odpowiedniej jakości, które zabezpieczają dokument przed czynnikami zewnętrznymi, co pozwala na odczyt dokumentów nawet po długoterminowym przechowywaniu,
- Zapewniamy najwyższy poziom bezpieczeństwa informacji w przetwarzanej dokumentacji zgodnie z wymaganiami obecnymi w europejskim Ogólnym Rozporządzeniu o Ochronie Danych.