Procesowi archiwizacji dokumentacji podlegają różnego typu dokumenty wytwarzane, następnie gromadzone przez przedsiębiorstwo. Dokumenty te w formie uporządkowanej są przekazywane do zakładowej składnicy akt na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, stanowiących podstawę ewidencji magazynowanych zasobów.

Istnieje również możliwość archiwizacji dokumentacji nieuporządkowanej (anonimowej), tj. w pojemnikach lub pudłach, których zawartość jest znana tylko upoważnionym pracownikom podmiotu zamawiającego usługę, jak też porządkowanie dokumentacji znajdującej się w stanie utrudniającym sprawne korzystanie z niej.

Upoważnieni pracownicy przedsiębiorstwa, korzystający z usługi, mogą zamawiać kopie dokumentów lub wypożyczenie oryginałów dokumentacji.

Po upływie określonego przepisami prawnymi okresu przechowywania dokumentów (może on zostać dodatkowo wydłużony odpowiednimi zapisami w umowie), dokumentacja zostaje wydzielona z ogólnego zasobu (wybrakowana), a następnie, za zgodą Klienta lub odpowiedniego organu (np. archiwum państwowe), zniszczona w sposób gwarantujący pełne bezpieczeństwo danych osobowych i uniemożliwiający odtworzenie akt. Klient otrzymuje protokół i certyfikat zniszczenia.

Ogólne korzyści:

  1. Zapewniamy kompleksową obsługę archiwizacyjną dokumentacji przedsiębiorstw (w tym instytucji finansowych) realizowanej na zasadzie outsourcingu;
  2. Pomagamy w optymalizacji kosztów związanych z procesem archiwizacji dokumentacji w firmie;
  3. Jesteśmy zarejestrowanym przechowawcą dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców;
  4. Zapewniamy  maksymalne bezpieczeństwo i poufność powierzonych danych – m.in. Skarbiec z najwyższą, XIII klasą odporności/zabezpieczeń.

Oferujemy outsourcing w archiwizacji – przekazanie wszystkich czynności związanych z prowadzeniem archiwum zakładowego (składnicy akt) zewnętrznej firmie – a w tym:

  • Przyjęcie do przechowywania w naszej składnicy akt dokumentacji niearchiwalnej i jej pełna obsługa
  • Archiwizację dokumentów papierowych
  • Brakowanie i niszczenie dokumentacji
  • Porządkowanie dokumentacji
  • Skanowanie dokumentów
  • Udostępnianie cyfrowych obrazów dokumentów oraz oryginałów
  • Prowadzenie archiwum zakładowego w siedzibie Klienta
  • Inne czynności jak: obsługa pełnomocnictw, weksli, przy indywidualnym uzgodnieniu z Klientem jego potrzeb.

W celu zapewnienia Państwu gwarancji jakości naszych usług, a przechowywanym dokumentom jak najlepszego zabezpieczenia:

  1. Przechowujemy dokumenty w pomieszczeniach wyposażonych w system monitoringu oraz w nowoczesną instalację przeciwpożarową
  2. W magazynach panuje optymalna temperatura, poziom wilgotności i natężenia światła,
  3. Dokumenty umieszczamy w pudłach opatrzonych kodem kreskowym umożliwiającym ich szybką i jednoznaczną identyfikację. Dodatkowo karton ma nadaną swoją indywidualną lokalizację, dzięki czemu ich odszukanie jest procesem szybkim i bezbłędnym.
  4. Przechowywanie dokumentacji odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami archiwalnymi dotyczącymi przechowywania, udostępniania i brakowania dokumentacji, której okres przechowywania upłynął.
  5. Przechowujemy akta osobowe w teczkach oraz kartonach archiwizacyjnych odpowiedniej jakości,
  6. Zapewniamy najwyższy poziom bezpieczeństwa informacji w przetwarzanej dokumentacji zgodnie z wymaganiami obecnymi w europejskim Ogólnym Rozporządzeniu o Ochronie Danych.

Archiwizacja, czyli porządkowanie dokumentacji w archiwach zakładowych i składnicach akt, której zakres obejmuje:

  1. Systematyzację akt według komórek organizacyjnych Zleceniodawcy
  2. Kwalifikację dokumentacji według kategorii archiwalnych,
  3. Klasyfikację akt zgodnie z wykazem rzeczowym akt,
  4. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął wraz ze sporządzeniem ewidencji oraz fizyczne jej zniszczenie,
  5. Wykonanie ewidencji dokumentacji uporządkowanej.
  6. Przygotowywanie dokumentacji podmiotów istniejących lub likwidowanych do przejęcia przez instytucje państwowe, jak archiwa państwowe, kuratoria oświaty lub archiwa urzędów