Jak powinna wyglądać archiwizacja dokumentów?
Zorganizowana archiwizacja dokumentów to czynności polegające na opracowaniu lub uporządkowaniu wytworzonych zbiorów dokumentów, a także na ich odpowiednim zabezpieczeniu i klasyfikowaniu. Profesjonalna archiwizacja dokumentów zapewnia przejrzystość, czytelność i porządek w dokumentacji firmy. Jak zatem powinna przebiegać archiwizacja dokumentów w firmie?
Na czym polega usługa archiwizacji – przechowywanie dokumentów
Usługa archiwizacji tradycyjnych dokumentów to nic innego jak odpowiednie przygotowanie różnych rodzajów przechowywanych dokumentów do ich archiwizowania według obowiązujących norm i przepisów. Najważniejszym etapem archiwizacji dokumentacji jest prawidłowe jej uporządkowanie i klasyfikacja według odpowiednich rodzajów np. księgowa, kadrowa, dokumentacja techniczna, płacowa i pozostała, a w tym:
- Grupowanie i klasyfikacja akt według odpowiednich kryteriów np. według daty powstania, rodzaju dokumentu itp.,
- nadanie określonego układu i struktury dokumentom w celu ułatwienia ich przechowywania i wyszukiwania,
- sporządzanie ewidencji w formie drukowanej i elektronicznej,
- umieszczenie dokumentacji w magazynie.
Firmowe dokumenty – oznaczenia i archiwizacja
Prawidłowe archiwizowanie dokumentów umożliwia wieloletnie przechowywanie ich
w stanie, który pozwala na ich bezproblemowy odczyt. Ważnym elementem w procesie archiwizacji jest porządkowanie dokumentacji. Ten proces polega na klasyfikacji dokumentacji ze względu na rodzaj oraz kwalifikacji do odpowiedniej kategorii archiwalnej. Archiwizacje dokumentów wiąże się także z kwalifikacją według kategorii archiwalnych, co bezwzględnie obowiązuje podmioty objęte nadzorem archiwalnym archiwów państwowych, choć inni przedsiębiorcy również często korzystają z takiego oznaczania dokumentów. Archiwizowanie dokumentów i ich kwalifikacja powinno przebiegać według poniższych opisów
- symbol A – dokumenty o znaczeniu historycznym, przeznaczone do wieczystego przechowywania (podmioty spoza nadzoru nie wytwarzają tego typu dokumentów);
- symbol Bc – dokumentacja o krótkotrwałym znaczeniu, którą po wykorzystaniu można zniszczyć lub skorzystać z profesjonalnych usług niszczenia
- symbol B + liczba – : liczba w oznaczeniu tej kategorii wyraża okres przechowywania dokumentacji w latach;
- symbol BE + liczba – dokumenty, które wymagają , ekspertyzy oraz decyzji o dalszym przechowywaniu, ziszczeniu lub przekwalifikowaniu na kategorię A.
Drugim ważnym elementem porządkowania jest nadanie aktom właściwego układu (chronologiczny lub rzeczowy) co ułatwia odnalezienie dokumentów.
Gdzie należy przechowywać dokumenty firmowe?
W jakich miejscach należy przechowywać dokumenty? Będąc przedsiębiorcą, dokumentację firmową można przechowywać we własnym zakresie w archiwum zakładowym, co jednak generuje dodatkowe koszty. Warto zlecić to firmie zewnętrznej, która w profesjonalny sposób uporządkuje i zarchiwizuje dokumentację.
Archiwizacja dokumentacji jest niezbędną czynnością do racjonalnego funkcjonowania biura, firmy czy innych jednostek w celu spełnienia wymagań prawnych i organizacyjnych..
Dlaczego poprawna archiwizacja dokumentów jest tak ważna?
Najważniejsze dokumenty przechowywane w prawidłowy sposób pozwalają uniknąć wielu stresujących sytuacji, ograniczają ryzyko prawne i finansowe. Każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę jak ważne jest np. szybkie odnalezienie faktur i dokumentów finansowych w przypadku kontroli urzędu skarbowego.
Warto skorzystać z usługi zewnętrznego przechowywania dokumentacji, zabezpieczając dokumenty na długi czas i dając sobie szansę, na ich szybkie odnalezienie. W ten sposób przedsiębiorcy mogą też wyeliminować problem z wygospodarowaniem odpowiednio dużej przestrzeni do fizycznego przechowywania dokumentów oraz redukcji idących za tym kosztów.
Korzyści z przechowywania akt osobowych oraz innych dokumentów w zewnętrznej firmie.
Co możesz zyskać, zlecając przechowywanie dokumentów firmie zewnętrznej? Lista korzyści wygląda przekonująco:
- znaczne ograniczenie kosztów przechowywania wytworzonej dokumentacji,
- przechowywanie w odpowiednio wyposażonych magazynach, gdzie jest monitorowanych wiele czynników wpływających na bezpieczeństwo dokumentacji,
- brak konieczności zatrudniania wykwalifikowanych archiwistów,
- dostępność dokumentacji – możliwość wypożyczania wersji papierowej dokumentu lub udostępnianie jego skanu,
- sprawne udostępnianie przechowywanych akt instytucjom i osobom uprawnionym,
- systematyczny nadzór nad odpowiednim stanem fizycznym akt.