Usługi archiwizacyjne to czynności polegające na opracowaniu lub uporządkowaniu wytworzonych zbiorów dokumentów,
a także na ich odpowiednim zabezpieczeniu i klasyfikowaniu. Proces ten, jest niezbędny w każdej jednostce. Usługa ta zapewnia przejrzystość, czytelność i porządek w dokumentacji firmy. Prawidłowe z ewidencjonowanie dokumentacji firmowej pozwala na łatwą dostępnością do tych akt jak i wiąże się z dodatkowym zabezpieczeniem. Tak przygotowane zbiory dokumentów ułatwiają codzienną pracę, a przede wszystkim ograniczają koszty przedsiębiorstwa.
Na czym polega usługa archiwizacji?
Usługa archiwizacji dokumentów to nic innego jak odpowiednie przygotowanie dokumentów do ich przechowywania według obowiązujących norm i praw. Najważniejszym etapem tej usługi jest prawidłowe porządkowanie dokumentacji i rozdzielenie jej według prawidłowych kategorii np. księgowa, kadrowa, dokumentacja techniczna, płacowa i pozostała, a w tym:
- grupowanie akt według odpowiednich kryteriów np. według daty powstania, rodzaju dokumentu itp.,
- określania wartości prawnie istotnych dokumentów i ich przechowywania np. z uwagi na ich znaczenie historyczne
i kulturowe, sposobu przechowywania itp., - nadanie określonego układu i struktury dokumentom archiwalnym w celu ułatwienia ich przechowywania i wyszukiwania,
- sporządzanie ewidencji inaczej spisu w formie drukowanej i elektronicznej,
- porządkowanie dokumentacji płacowej i osobowej pracowników firmy,
- porządkowanie materiałów, dokumentów kategorii A zgodnie z zaleceniami właściwego archiwum państwowego, pod które dokumentacja podlega.