Brakowanie i niszczenie dokumentacji jest bardzo ważnym procesem w każdym archiwum. Jego istotność opiera się na dwóch celach:
- pozwala na zredukowanie kosztów przechowywania.
- jest procesem nieodwracalnym – dlatego poświęcamy mu wiele uwagi.
Usługa ta polega na wydzieleniu dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął i przekazanie jej do zniszczenia.
Nasi archiwiści zobowiązani są dokonać przeglądu dokumentacji według określonych kryteriów, efektem którego jest:
- wyłączenie z brakowania materiałów archiwalnych (kategorii “A”)
- wyłączenie z brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania jeszcze nie upłynął
- wydzielenie dokumentacji podlegającej ekspertyzie (kategorii “BE”)
- przygotowanie spisu dokumentacji brakowanej
- dla podmiotów będących pod nadzorem archiwalnym – przygotowanie odpowiedniego wniosku do właściwego archiwum państwowego
Po zakończeniu procesu brakowania i otrzymaniu zgód na niszczenie dokumentacji dokonujemy fizycznego zniszczenia zasobu archiwalnego w klasie tajności P-4 wg normy DIN 66399, a po zakończeniu przekazujemy zamawiającemu certyfikat zniszczenia.