Usługa brakowania dokumentów oznacza ich usunięcie z bieżącej dokumentacji, gdy stają się one zbędne lub nieaktualne po upłynięciu terminu ważności. Brakowanie dotyczy wyłącznie tych dokumentów, które nie są już potrzebne do prowadzenia bieżących spraw, ale muszą być przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami np. w celach archiwalnych lub podatkowych. Brakowanie jest procesem kontrolowanym i wymaga przestrzegania określonych procedur oraz znajomości przepisów prawa. Po prawidłowo przeprowadzonym brakowaniu dokumentów, można przejść do kolejnego etapu prac, który jest ich niszczeniem.
Niszczenie dokumentów to proces fizycznego i trwałego usuwania dokumentów. Niszczenie dokumentów odbywa się zgodnie
z określonymi procedurami, które uwzględniają wymagane prawa oraz procedury związane z ochroną prywatności i poufności danych. Nasza firma posiada własną niszczarnię, dzięki czemu zapewniamy bezpieczny proces usługi od odbioru dokumentacji po jej niszczenie. Maszyna niszcząca spełnia wymagania klasy tajności P4 według normy DIN 66399.
Brakowanie i niszczenie dokumentów zawsze przeprowadzamy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz przyjętymi standardami. Zbyt łatwe i niekontrolowane usuwanie dokumentów może prowadzić do utraty ważnych informacji lub naruszenia prawa, dlatego wymaga to zastosowania odpowiednich procedur jak i opieki archiwistów nad całym tym procesem.
Brakowanie i niszczenie dokumentacji jest bardzo ważnym procesem w każdym archiwum. Jego istotność opiera się na dwóch bardzo ważnych celach:
- pozwala na zredukowanie kosztów przechowywania dokumentacji,
- jest procesem nieodwracalnym – dlatego nad tą dokumentacją powinni pracować wyłącznie specjaliści.
Prace nad powierzoną nam dokumentacją, wykonujemy według odpowiednich procedur, efektem tego jest:
- wyodrębnienie z zasobu dokumentów materiałów archiwalnych – kategorii A,
- wyłączenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania jeszcze nie upłynął,
- oddzielenie dokumentacji podlegającej ekspertyzie -kategorii BE, od dokumentacji do niszczenia,
- przygotowanie dokładne i skrupulatne spisu dokumentacji brakowanej,
- gdy podmiot jest pod nadzorem archiwalnym- przygotowanie odpowiedniego wniosku do właściwego archiwum państwowego.
- przekazanie prośby o zgodę na niszczenie dokumentacji,
- wystawienie odpowiednich certyfikatów dla zniszczonej dokumentacji.