Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z licznymi przywilejami, ale także obowiązkami. Do nich należy także prawidłowe przechowywanie dokumentów, w tym ich archiwizacja. Warto wiedzieć, jak najwięcej na jej temat, aby postępować zgodnie z prawem oraz zapewnić sprawny obieg dokumentów w obrębie firmy. Czy jednak każda instytucja potrzebuje archiwizacji i jak długo należy przechowywać firmowe dokumenty?
Czy każda firma potrzebuje archiwizacji dokumentów?
Każdy przedsiębiorca musi przechowywać i archiwizować określoną dokumentację. Nie ma tutaj znaczenia rodzaj prowadzonej działalności czy wielkość firmy. Niewielkie firmy takie jak np. w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, zajmują się najczęściej samodzielną archiwizacją, co nie oznacza, że nie niesie ona ze sobą sporych problemów. Po pierwsze archiwizacja dokumentów wymaga posiadania odpowiedniej wiedzy oraz zajmuje sporo czasu, bo to sam przedsiębiorca musi się nią zająć w czasie, w jakim mógłby poszukiwać kolejnych innowacji służących rozwojowi swojego biznesu. Istnieje grupa zapisów prawnych, która reguluje warunki dotyczące przechowywania dokumentów i należy ich przestrzegać. Po drugie do archiwizacji niezbędne jest posiadanie właściwego miejsca, dzięki któremu dokumenty nie zostaną narażone na zniszczenie lub dostanie się w ręce niepowołanych osób. Nie każdy przedsiębiorca dysponuje tego rodzaju miejscem. Po trzecie przedsiębiorca musi mieć nieograniczony dostęp do dokumentacji zwłaszcza na wypadek kontroli. Nieprzestrzeganie norm dotyczących przechowywania dokumentów może nieść ze sobą prawne, jak i finansowe konsekwencje. Kolejną dobrą praktyką jest także przechowywanie całej dokumentacji na dodatkowych nośnikach (tzw. digitalizacja dokumentacji), która jest bardzo czasochłonna i wymaga skanowania oraz zapisywania wciąż nowych dokumentów. Zwłaszcza w dużych firmach może to być bardzo problematyczne, a wręcz niemożliwe do samodzielnego wykonania.
Jakiego rodzaju dokumenty należy przechowywać?
W każdej firmie istnieje mnóstwo dokumentów, które należy przechowywać i tak należą do nich:
- deklaracje,
- ewidencje dotyczące sprzedaży produktów bądź usług,
- faktury kosztowe i sprzedażowe,
- dokumentacja techniczna o istotnym znaczeniu,
- Księga Przychodów i Rozchodów,
- dokumenty podatkowe, m.in. dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym, księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty,
- dowody księgowe, które potwierdzają wszelkiego rodzaju wydatki i poniesione koszty związane z prowadzeniem działalności,
- spis z natury dokumentów inwentaryzacyjnych,
- dokumenty kadrowo-płacowe m.in. akta osobowe, dokumentacja płac,
- umowy z pracownikami m.in. lista płac, karty wynagrodzeń, umowy cywilnoprawne.
Jak więc widać, lista dokumentów niezbędnych do przechowywania jest bardzo długa i to obowiązkiem przedsiębiorcy jest ich odpowiednie posegregowanie, oznaczenie, archiwizowanie, składowanie, zabezpieczenie i przedstawienie na wypadek kontroli. Warto więc powierzyć tego typu działania profesjonalistom, którzy specjalizują się w archiwizacji oraz przechowywaniu dokumentów.
Zalety archiwizacji dokumentów
Archiwizacja dokumentów zwłaszcza przez zewnętrzne podmioty niesie ze sobą wiele korzyści, do których należą:
- Ograniczenie niezbędnego miejsca do przechowywania dokumentacji, co pozwala na wynajmowanie mniejszej przestrzeni lub zagospodarowanie jej w optymalny sposób, a tym samym duże oszczędności.
- Brak konieczności zatrudniania dodatkowych specjalistów odpowiedzialnych za archiwizację dokumentów.
- Redukcję czasu potrzebnego na przygotowywanie dokumentów do archiwizacji
- Ograniczenie ryzyka związanego z przechowywaniem dokumentów w formie fizycznej, gdyż dostępna jest również opcja archiwizacji dokumentów na nośnikach cyfrowych.
- Większe bezpieczeństwo dokumentów poprzez przechowywanie firmowej dokumentacji w specjalistycznych magazynach, które chronią dokumentację przed pożarem, zalaniem czy też promieniami słońca i posiadają monitoring temperatury otoczenia.
- Szybki dostęp do posegregowanych dokumentów na wypadek Posegregowane odpowiednio przez specjalistów archiwizacji co ułatwia na szybkie dotarcie do poszukiwanego dokumentu.
Jak długo przechowywać dokumenty firmowe?
Powszechnie stosowane są 4 ramy czasowe dotyczące archiwizacji najczęściej pojawiających się w firmie dokumentów. Przez 5 lat należy składować większość dokumentów firmowych, takich jak faktury, księgi podatkowe, paragony (termin ten wynika z możliwości kontroli skarbowej, która nie obejmuje dłuższego okresu niż 5 lat tzw. przedawnienie podatkowe). Okres ten nie dotyczy natomiast dokumentów z ZUS (oprócz tych złożonych przed 2012 rokiem), które należy przechowywać przez 10 lat. Nieco inaczej sytuacja wygląda w przypadku dokumentów pracowniczych, których długość przechowywania uzależniona jest od daty podpisania lub rozwiązania umowy. Umowy zawarte przed 1 stycznia 2019 roku należy przechowywać przez aż 50 lat, z kolei te podpisane później przez 10 lat.