W erze cyfryzacji i rosnącego znaczenia ochrony danych, prawidłowa utylizacja dokumentów, które nie są już potrzebne, staje się kluczową kwestią dla organizacji różnego typu – od małych przedsiębiorstw po duże korporacje i instytucje rządowe. Brakowanie i niszczenie dokumentacji to skomplikowany proces, który musi być przeprowadzony zgodnie z obowiązującymi procedurami i przepisami prawnymi. W poniższym artykule przyjrzymy się bliżej poszczególnym etapom tego procesu.
1. Wydzielenie dokumentacji o upływającym terminie przechowywania
Bezpieczne niszczenie dokumentów rozpoczyna się wyodrębnieniem tych, których okres przechowywania dobiegł końca. Ważne jest, aby dokładnie zidentyfikować takie dokumenty i upewnić się, że nie są one już potrzebne w żadnym celu operacyjnym lub prawnych.
2. Oddzielenie dokumentacji podlegającej ekspertyzie od dokumentacji do zniszczenia
W przypadku instytucji pod nadzorem archiwów państwowych konieczne jest oddzielenie dokumentacji podlegającej ekspertyzie (kategorii BE) od tych przeznaczonych do zniszczenia. Dokumentacja kategorii BE to takie, której wartość historyczna, kulturowa lub naukowa wymaga dalszej analizy i ewentualnego przechowywania.
3. Sporządzenie spisu brakowanej dokumentacji
Po zidentyfikowaniu dokumentów do zniszczenia należy sporządzić dokładny spis tych materiałów. Lista powinna zawierać takie informacje jak: rodzaj dokumentu, data utworzenia, krótki opis zawartości oraz powód do niszczenia.
4. Wniosek do archiwum państwowego
Jeśli instytucja podlega nadzorowi archiwalnemu, następnym krokiem jest przygotowanie wniosku do właściwego archiwum państwowego. Wniosek taki powinien zawierać wszystkie niezbędne informacje na temat planowanego niszczenia oraz być poparty powyższym spisem dokumentacji.
5. Uzyskanie zgody na zniszczenie dokumentacji
Zanim przystąpi się do niszczenia dokumentów, konieczne jest uzyskanie formalnej zgody na ich utylizację. Dla instytucji pod nadzorem archiwalnym zgoda ta pochodzi zazwyczaj od odpowiedniego archiwum państwowego.
6. Fizyczne zniszczenie dokumentów
Po uzyskaniu niezbędnych zgód można przystąpić do etapu fizycznego niszczenia dokumentów. Proces ten musi zapewnić, że dokumenty zostaną zniszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie informacji w nich zawartych.
7. Protokół i certyfikat niszczenia
Po zakończeniu procesu niszczenia należy sporządzić odpowiedni protokół oraz certyfikat potwierdzający prawidłowość całego procesu. Dokumenty te są kluczowe dla potwierdzenia zgodności z przepisami oraz dla ewentualnych przyszłych audytów.