Co zrobić z dokumentacją pracowniczą po zamknięciu firmy? | Poradnik dla firm z Gdyni i Gdańska
Zamknięcie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma formalnościami – jedną z najważniejszych kwestii jest prawidłowe zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej. Niewłaściwe przechowywanie akt osobowych i płacowych może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, nawet wiele lat po zakończeniu działalności. W artykule omawiamy, co należy zrobić z dokumentacją pracowniczą po likwidacji firmy, szczególnie w kontekście firm z Gdańska i Gdyni.
Jakie dokumenty należy przechowywać po zamknięciu firmy?
Po zakończeniu działalności pracodawca jest zobowiązany do przechowywania:
- akt osobowych pracowników,
- dokumentacji płacowej,
- kart wynagrodzeń i zasiłków,
- dokumentacji związanej z ubezpieczeniami ZUS,
- informacji niezbędnych do ustalenia prawa do emerytury i renty.
Jak długo trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą?
Dla zatrudnionych po 2019 r.:
10 lat – licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono stosunek pracy.
Dla zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r.:
50 lat – licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.
Gdzie przechowywać dokumentację po likwidacji firmy?
Archiwum państwowe lub prywatne
Możesz przekazać dokumenty do wyspecjalizowanego archiwum. W Gdańsku i Gdyni działają firmy zajmujące się długoterminowym przechowywaniem akt pracowniczych zgodnie z ustawą.
ZUS
W niektórych przypadkach możliwe jest przekazanie dokumentacji do ZUS, jednak dotyczy to wyłącznie dokumentów elektronicznych (e-akta) i zgodnych z formatem PUE/ZUS.
Kto ponosi odpowiedzialność za dokumentację po zamknięciu firmy?
Odpowiedzialność spoczywa na ostatnim właścicielu, wspólniku lub likwidatorze. Brak odpowiedniego przechowywania może skutkować:
- karami grzywny,
- roszczeniami pracowników lub ich spadkobierców,
- postępowaniami administracyjnymi.
Jak przekazać dokumenty pracownicze do archiwum?
- Sporządź inwentarz – zestawienie dokumentów z podziałem na pracowników.
- Zabezpiecz dokumenty fizycznie – segregatory, teczki, opakowania bezkwasowe.
- Zawrzyj umowę z archiwum – powinna zawierać warunki przechowywania, odpowiedzialność i koszty.
- Zgłoś zmianę w urzędach – poinformuj ZUS, US oraz ewentualnie GUS o przechowywaniu dokumentacji.
Zamykanie działalności nie zwalnia z obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej. Dla przedsiębiorców z Gdyni i Gdańska najprostszym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest przekazanie akt do profesjonalnego archiwum. Dzięki temu nie tylko zabezpieczasz się przed problemami prawnymi, ale także zapewniasz byłym pracownikom dostęp do niezbędnych danych w przyszłości.