Przechowywanie firmowych dokumentów to jedno z bardzo ważnych zadań, o które należy zadbać już od samego początku. Szczególnie jest to niezbędny proces w przypadku zatrudniania pracowników i konieczności przechowywania pracowniczych akt. Wszystkie dokumenty, którymi posługują się w firmie pracownicy i kontrahenci jak umowy, oferty, faktury, gwarancje, akta osobowe i inne powinny być archiwizowane we właściwy sposób. Wymagają tego nie tylko określone przepisy prawne, ale także konieczność sprawnego obracania dokumentami i ich odnajdywaniem. Co jeszcze sprawia, że archiwizacja dokumentów jest tak ważna i jak przeprowadzać ją we właściwy sposób?
Dlaczego archiwizacja dokumentów jest tak ważna?
Archiwizacja dokumentów ważna jest z co najmniej kilku powodów. Niektóre z nich podyktowane są przepisami prawnymi, inne zaś kwestiami użytkowymi i formalnymi. Według określonych przepisów różne rodzaje dokumentów powinny być przechowywanie przez 5 lat, 50 i dożywotnio. Jak więc widać archiwizacja jest niezbędna, aby móc odpowiednio długo przechowywać określone informacje. Z prawnego punktu widzenia mamy tutaj do czynienia z aspektem dotyczącym RODO oraz regulacjami dotyczącymi księgowości w firmie czy kadr i płac. Wszelkie dokumenty dotyczące pracowników (akta osobowe pracowników oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy), a także te, na których znajdują się jakiekolwiek dane osobowe takie jak imię i nazwisko, adres zamieszkania czy numer telefonu podlegają ścisłej ochronie i nie powinny znaleźć się w niepowołanych rękach. Z drugiej zaś strony bardzo ważne jest, aby móc wrócić do zapisów znajdujących się w najważniejszych dokumentach. Poprawne katalogowanie i oznaczenie dokumentacji jest więc w tym przypadku kluczowe.
Jak przygotować dokumenty do archiwum?
Archiwizację dokumentów można prowadzić we własnym zakresie lub zlecić ją wyspecjalizowanym firmom. Warto jednak zdecydować się na wykupienie usługi archiwizacji, dzięki której cały proces odbędzie się w sposób płynny i z zachowaniem wszelkich standardów. Aby móc właściwie przygotować dokumenty do archiwizacji należy najpierw zająć się ich odpowiednim sortowaniem oraz kategoryzacją. Uporządkowanie dokumentów podyktowane jest wymogami prawnymi i tak dokumenty w firmie można podzielić na te dotyczące kadr, księgowości, dokumentacji technicznej, płacowej i innych. Aby poprawnie przygotować dokumenty należy odpowiednio je skategoryzować, np. według tematyki, poukładać chronologicznie od najstarszych do najnowszych, sporządzić ich ewidencję w formie papierowej i elektronicznej oraz finalnie umieścić w odpowiednio przygotowanym magazynie. Do zarchiwizowanej dokumentacji powinny mieć dostęp jedynie określone osoby. Pomieszczenia w których się znajdują w formie fizycznej czy elektronicznej chmurze danych powinny być chronione wielostopniową weryfikacją pracowników mających do nich dostęp i hasłem dostępowym.
Elementy poprawnej archiwizacji dokumentów
Poprawna archiwizacja dokumentów pozwala na przywołanie niezbędnych zapisów na wypadek kontroli lub szybkie odnalezienie pożądanych akt. Bardzo ważnym elementem podczas jej wykonywania jest odpowiednie posegregowanie i oznaczenie dokumentów. Kwalifikacja dokumentów powinna być opisana według następujących symboli:
- symbol A – dokumenty o znaczeniu historycznym,
- symbol Bc – dokumentacja o krótkotrwałym znaczeniu,
- symbol B + liczba – liczba w oznaczeniu tej kategorii wyraża okres przechowywania dokumentacji w latach,
- symbol BE + liczba – dokumenty, które wymagają ekspertyzy w celu ustalenia dalszych zasad przechowywania.
Po poprawnym oznaczeniu dokumentacji należy ją uporządkować chronologicznie. Po tym można zająć się skanowaniem dokumentów do wersji cyfrowej, aby móc następnie przechowywać je na cyfrowych nośnikach lub w chmurze danych. Ze względu na coraz powszechniejszy cyfrowy obieg dokumentacji wykonywanie cyfrowej kopii dokumentów znajdujących się w archiwum jest obecnie stosowaną praktyką. Wykonywanie jednak kopii dokumentacji, szczególnie w przypadku dużych podmiotów, które obracają ogromną ilością danych jest bardzo czasochłonne. Warto więc zlecić ten proces firmom specjalizującym się w archiwizacji i przechowywaniu dokumentów. Dokumenty w formie fizycznej należy następnie przenieść do odpowiednio chronionego magazynu, zaś te w cyfrowej wersji umieścić na nośnikach również składowanych w magazynach i zabezpieczyć hasłem. Szczególnie korzystne jest przechowywanie dokumentów w chmurze na serwerach, gdzie będzie można je odtworzyć nawet po zniszczeniu czy zagubieniu ich odpowiedników w wersji papierowej.