Ważna dokumentacja pojawia się zarówno w życiu prywatnym, jak i w każdej firmie. O ile w domu mamy pewną dowolność w przechowywaniu dokumentów i możemy popisać się naszą kreatywnością, która ma ułatwić nam nawigowanie między nimi, o tyle prowadzących działalność ograniczają określone przepisy.
Jak zatem przechowywać dokumentację w przedsiębiorstwie?
Sposób przechowywania wielu rodzajów dokumentów w firmie jest regulowany przez prawo – dotyczy to zarówno archiwizacji dokumentacji księgowej, jak i pracowniczej. Jak wiadomo, nieznajomość prawa nie chroni przedsiębiorców, dlatego dobrze jest znać reguły rządzące archiwizacją dokumentów w firmie, aby uniknąć przykrych konsekwencji, np. karnoskarbowych.
Prawo rachunkowe dokładnie określa, w jaki sposób powinno być zorganizowane archiwum dokumentów księgowych. Wydawałoby się, że wystarczy po prostu je przechować przez określony czas – szczegóły ustawy jednak jasno mówią, że sposób ich przechowywania musi umożliwiać szybkie odszukanie konkretnych danych, np. w razie kontroli urzędnika skarbowego. Czy jako przedsiębiorca jesteśmy w stanie zorganizować to we własnym zakresie, aby uniknąć chaosu? Zapewne wszystko zależy od ilości dokumentów, które musimy archiwizować.
Im jest ich więcej, tym uporządkowane przechowywanie może mocno się skomplikować. Zwłaszcza, że księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe firmy powinny być archiwizowane w oryginalnych egzemplarzach oraz uporządkowane według okresów rozliczeniowych, zgodnie ze sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych. Nie można również pominąć prawidłowego oznaczenia dokumentów np. związanych z inwentaryzacjami oraz dowodów księgowych.
Obowiązkowy okres przechowywania dokumentów
Osobną ważną kwestią jest czas przechowywania dokumentacji. Zgodnie z prawem, przez okres 5 lat (od początku roku następującego po roku obrotowym) przedsiębiorca powinien archiwizować: księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne, dowody księgowe i sprawozdania. Istnieją jednak pewne wyjątki!
Należą do nich np. dowody księgowe ze sprzedaży detalicznej, które trzeba przechowywać do momentu zatwierdzenia sprawozdania finansowego za konkretny rok, a także dokumenty związane z rękojmią lub reklamacją, które wymagają archiwizacji przez rok od rozliczenia reklamacji lub rękojmi.
Dokumentami wymagającymi z kolei bardzo długiego przechowywania są te dotyczące wynagrodzeń pracowników – wymagają przechowywania przez 50 lat (!), jeśli pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 2019 roku, oraz 10 lat i 1 miesiąc, jeśli zatrudnienie nastąpiło po tej dacie lub jeśli pracodawca złożył raport ZUS RIA na temat pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018.
Czy każdy przedsiębiorca jest na tyle zorganizowany i dobrze poinformowany, aby prawidłowo przechowywać dokumentów firmowych?
Gdzie archiwizować dokumentację?
Miejscem, w którym można archiwizować dokumenty, może być zarówno siedziba przedsiębiorstwa, jak i jakakolwiek inna nieruchomość, pod warunkiem zgłoszenia miejsca przechowywania dokumentacji księgowej do urzędu skarbowego.
To, co jest niezwykle ważne w miejscu archiwizacji, to odpowiednie warunki: właściwa temperatura pomieszczenia, wilgotność, zabezpieczenie przed powodzią, pożarem i dostępem osób nieupoważnionych.
W przypadku dużych przedsiębiorstw zatrudniających kilkudziesięciu lub nawet kilkuset pracowników, archiwizacja dokumentów zwykle jest zlecana podmiotom zewnętrznym (wyspecjalizowanej firmie). Firmy te mają już niezbędne zaplecze magazynowe do przechowywania dużej ilości dokumentów w bezpiecznych warunkach.
Niszczenie dokumentów po upływie okresu przechowywania
Za zniszczenie dokumentów, których nie trzeba dłużej przechowywać, odpowiada ich właściciel. Co ważne, niszczenie i utylizacja musi odbyć się w taki sposób, aby gwarantowała bezpieczeństwo danych zawartych w dokumentacji oraz uniemożliwiało późniejsze odtworzenie tych informacji. Po zniszczeniu dokumentów należy sporządzić protokół i certyfikat z podpisem osoby, która była za ten proces odpowiedzialna.