Skanowanie dokumentów w dzisiejszych czasach jest standardową czynnością biurową. Nie stanowi problemu, dopóki jest wykonywane na bieżąco, w niewielkich ilościach i dotyczy dokumentów w powszechnie wykorzystywanym rozmiarze. Najczęściej skanowane są dokumenty w formacie A4, jednak oczywiście zdarzają się większe np. gdy mamy do czynienia z projektami, rysunkami technicznymi, mapami czy plakatami. Jak więc poradzić sobie ze skanowaniem wielkoformatowym, aby pliki były czytelne i jednocześnie bezpiecznie przechowywane?
Kiedy przydaje się skanowanie dokumentów?
Skanowanie to proces przenoszenia dokumentu z formy papierowej do wersji cyfrowej. Standardowe skanowanie dokumentów i skanowanie wielkoformatowe może przydać się każdemu i na każdym etapie życia – zawodowym czy też prywatnym. Niekiedy skanowanie wykorzystywane jest na potrzeby edukacji, współpracy między biurami czy też innymi podmiotami, aby w szybki sposób przekazać istotne informacje i mieć możliwość współpracy na jednym pliku przez wiele osób. Jeśli obawiamy się zaginięcia danego dokumentu w formie papierowej, znacznie bezpieczniejszym wyjściem jest zeskanowanie go do pliku i przechowywanie w tej formie na komputerze lub dyskach zewnętrznych albo nawet w chmurze plików, która zapewnia stabilny i łatwiejszy dostęp do posiadanych folderów.
Inny wymiar ma skanowanie dokumentacji w firmie, gdzie mamy do czynienia z dużymi ilościami różnorodnych informacji zapisanych na papierze. W firmach skanuje się wiele dokumentów, zarówno księgowych jak i kadrowych, które mają ogromne znaczenie dla wielu procesów zachodzących w firmie. Skanowanie dokumentów pozwala także na ich prostą wysyłkę za pośrednictwem poczty internetowej. Załączone pliki mogą zostać wtedy dodatkowo zaszyfrowane, jeśli wymaga tego charakter korespondencji, aby nie zostały odczytane przez niepowołane osoby.
Jak skanować dokumenty, aby miały dobrą jakość?
Skanowaniem dokumentów może zająć się praktycznie każdy. Jednak, aby miały one odpowiednią jakość i dobrze się prezentowały warto poznać kilka patentów na wysokiej jakości skanowanie.
Trudności niesie ze sobą szczególnie skanowanie wielkoformatowe, z racji na rozmiary powielanych dokumentów. Aby zeskanować tego rodzaju arkusze, konieczne jest posiadanie specjalistycznego sprzętu, którym na ogół nie dysponują zwykłe firmy czy biura. Do skanowania wielkoformatowych dokumentów wykorzystuje się tzw. plotery – peryferyjne urządzenia podłączane do komputerów, które dzięki swoim rozmiarom są w stanie współpracować z wielkoformatowymi arkuszami. Tego rodzaju zadanie dobrze jest powierzyć profesjonalistom, którzy zadbają o skanowany dokument i jednocześnie sprawią, że będzie charakteryzował się bardzo wysoką jakością. To szczególnie ważne w działalności biur projektowych, firm zajmujących się mapami czy agencji reklamowych tworzących bannery, plakaty itp.
Aby podczas skanowania dokumenty zachowały jak najlepszą jakość niezbędne jest poprawne umieszczenie ich w skanerze. Dokumenty zeskanowane krzywo, do góry nogami czy z obciętym tekstem nie prezentują się dobrze ani profesjonalnie. Ważne jest więc równe ułożenie skanowanego dokumentu. Obowiązkowe jest również dociśnięcie go za pomocą pokrywy urządzenia. Często nie robi się tego ze względu na pośpiech, co jest jednak dużym błędem, bo może doprowadzić do prześwietlenia dokumentu. Kolejnym ważnym aspektem jest również zastosowanie odpowiednich ustawień samego urządzenia np. rozdzielczości (min. 300 dpi i im większa rozdzielczość, tym lepiej). W przypadku masowego skanowania plików ważna jest również opcja DualScan, która pozwala na dwustronne skanowanie, co znacząco przyspiesza cały proces. Istotny jest także docelowy format tworzonego pliku. Zdjęcia można skanować do formatu JPEG, a z kolei grafiki wektorowe do PNG, czarno-białe dokumenty najlepiej wyglądają w formacie TIFF, zaś najbardziej uniwersalnym dla przesyłanych w inne miejsca i do innych osób formatem dokumentów będzie PDF. To, że dany tekst czy grafika są wyraźnie widoczne na papierowym dokumencie, nie oznacza, że tak samo będzie w cyfrowej wersji, stąd też liczne możliwości edycji opcji skanowania.
O czym warto pamiętać skanując dokumenty?
Podczas skanowania dokumentów bardzo ważne jest bezpieczeństwo i zachowanie poufności oraz przestrzeganie RODO. Po zeskanowaniu dokumentu od razu najlepiej jest umieścić go w dotychczasowym miejscu np. segregatorze czy teczce. Nagminnie w firmach czy różnego rodzaju biurach zdarza się pozostawianie dokumentów, do których inne osoby nie powinny mieć wglądu w urządzeniach do skanowania. Warto więc decydując się na masowe skanowanie dokumentów wynająć do tego profesjonalną firmę, która zajmie się wszystkim zgodnie z procedurami.