Firma to instytucja, w której obraca się zwykle dużą ilością dokumentów. W niektórych przypadkach niezbędne jest ich przechowywanie dla dobra przedsiębiorstwa, w niektórych podyktowane jest to wymogami prawnymi. Różnego rodzaju firmowe dokumenty warto jednak z czasem zniszczyć, aby nie doprowadzić do ich wykradnięcia czy uwolnić zajmowaną przez nie przestrzeń. Prowadząc dokumentację samodzielnie czy zlecając to profesjonalnej firmie zajmującej się niszczeniem dokumentów, warto wiedzieć po jakim czasie można je spokojnie usunąć i w jaki sposób najlepiej to zrobić, aby nie doszło do naruszenia ustalonych zasad.
Które z firmowych dokumentów można niszczyć?
Jednymi z najważniejszych firmowych dokumentów jest dokumentacja dotycząca finansów i ta, którą składa się do urzędu skarbowego. W tym przypadku należy bezwzględnie przechowywać dokumenty finansowe przez określony czas. Jest to ważne w przypadku wyjaśniania jakichkolwiek wątpliwości lub na wypadek kontroli. Na szczęście część dokumentów związanych z finansami po określonym czasie można spokojnie zniszczyć. Kolejną grupą dokumentów, które można poddać utylizacji, są te związane z kadrami (akta osobowe pracowników i dokumenty związane z utrzymywanym stosunkiem pracy). Kolejnymi dokumentami ulegającymi zniszczeniu są, chociażby listy obecności, na których podpisują się pracownicy, wnioski urlopowe, które składają, papierowe zwolnienia L4 i wiele więcej dokumentacji związanej z zatrudnionymi pracownikami. Kolejną grupą dokumentów, które można zniszczyć po określonym czasie są te dotyczące ZUSu. Nie ma sensu przechowywać ich dłużej, niż wymagają tego przepisu. Do innej grupy firmowej papierologii należą potwierdzenia opłat np. za media, deklaracje wyboru firmy wywożącej odpady, gwarancja na zakupione towary czy wyposażenie. Nadmiaru tego rodzaju potwierdzeń również warto sukcesywnie się pozbywać.
Jak długo należy przechowywać firmowe dokumenty?
Prawo różnicuje konieczność przechowywania dokumentów przez określony czas w następujący sposób:
- dokumenty z ZUS – dokumentację związaną z ZUS należy przechowywać przez okres 5 lat od ostatniej wpłaty. Można więc usuwać ją systematycznie w miarę upływającego czasu. W 2024 roku można będzie po kolei usuwać dokumenty z 2019 roku.
- dokumentacja podatkowa – w tym przypadku dokumenty również należy przechowywać przez 5 lat i można je niszczyć po zakończeniu danego roku podatkowego, czyli na koniec 2024 roku można będzie zniszczyć dokumentację, która dotyczy 2019 roku.
- umowy pracownicze – w tym przypadku okres przechowywania dokumentacji nieco się komplikuje. Okres przechowywania dokumentów pracowniczych wynosi od 10 do 50 lat. Ważny jest przy tym czas, w którym została zawarta konkretna umowa. Jeśli doszło do zatrudnienia pracownika po 1 stycznia 2019 roku wtedy dokumentację należy składować przez 10 lat i 1 miesiąc, jednak jeśli doszło do tego wcześniej to jego dokumenty należy przechowywać aż przez 50 lat.
- Faktury za zakup środków trwałych – dokumentację należy przechowywać przez 5 lat nie od daty zakupu, a daty rozliczenia ostatniej „części” tego zakupu.
- Umowy cywilno-prawne – umowy o współpracę, umowy o dzieło, umowy zlecenia należy przechowywać w firmie przez okres 3 lat. Warto przetrzymywać tego rodzaju umowy aż do momentu wygaśnięcia ewentualnego roszczenia ze strony kontrahenta.
W przypadku niszczenia jakichkolwiek dokumentów warto upewnić się, czy nie toczy się wobec nich żadne postępowanie, na bazie którego konieczne może być ich wydłużone przechowywanie. Zanim zniszczy się fizyczny egzemplarz dokumentu można przygotować jego elektroniczną wersję, co w razie pomyłki pozwoli na przywrócenie dokumentu.
Jakie zasady należy zachować podczas niszczenia dokumentów?
Aby niszczenie dokumentów przebiegało szybko i sprawnie warto zlecić je profesjonalnej firmie zajmującej się przechowywaniem i niszczeniem firmowej dokumentacji. Dzięki temu zachowane zostaną wszystkie zasady opisujące utylizację poufnych dokumentów zgodnie z prawem. Działania prowadzone przez specjalistów odbywają się w ramach najwyższych standardów i z dbałością o środowisko. W profesjonalnych firmach niszczenie dokumentów odbywa się poprzez brakowanie dokumentów, czyli wydzielenie części dokumentów, które należy zniszczyć, bo np. zawierają dane osobowe, a następnie zniszczenie ich w niszczarki w taki sposób, aby żadne ważne informacje np. handlowe nie trafiły w niepowołane ręce.