Archiwizacja dokumentów w firmie to obowiązek przedsiębiorcy obwarowany licznymi prawnymi wytycznymi. W prawnych przepisach i skomplikowanej terminologii łatwo o pomyłkę czy przeoczenie, które może skutkować nieprzyjemnościami na wypadek kontroli. Firmowe dokumenty obejmują zwykle nie tylko kwestie finansowe, ale także dane personalne pracowników, które również podlegają ścisłej ochronie. Które dokumenty i ustawy regulują kwestię poprawnego przechowywania i archiwizacji dokumentów?
Wymagania prawne dotyczące archiwizacji dokumentów
Archiwizacja dokumentów w firmie regulowana jest za pomocą 2. ustaw i aż 10. rozporządzeń. Warto wspomnieć, że zasady odnośnie przechowywania firmowej dokumentacji po raz pierwszy weszły w życie już w 1983 roku i od tego czasu były kilkukrotnie rozszerzane, chociażby w związku z technologiczną rewolucją dotyczącą nośników cyfrowych, elektronicznego obiegu dokumentacji i składowaniem dokumentów w tzw. chmurze.
Najistotniejsze dla właścicieli firm są dwie ustawy:
● ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2020 poz. 164),
● ustawa z dnia 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2015 poz. 566).
Obie z nich informują o możliwości prowadzenia określonej dokumentacji w formie papierowej i elektronicznej, dokumentach niezbędnych do przechowywania w każdej firmie, dokumentach wchodzących w skład akt osobowych, zasadach oznaczania, przechowywania i archiwizacji dokumentów, okresie przechowywania dokumentów, określeniu osób, które mają dostęp do wymienionych dokumentów itd.
Profesjonalne firmy zajmujące się archiwizacją dokumentów bardzo dobrze znają poszczególne aspekty prawne składowania dokumentacji, dzięki czemu przedsiębiorca, który zdecyduje się na korzystanie z ich usług, może być spokojny o właściwe przechowywanie dokumentacji i niezakłócony dostęp do niej podczas kontroli czy rozwiązywania nieścisłości pomiędzy pracownikami, poszczególnymi kontrahentami, z którymi umowy znajdują się wśród zarchiwizowanych dokumentów, regulacji, faktur itp.
Kategorie archiwalne dokumentów
Warto uporządkować dokumenty wewnątrz poszczególnych teczek do przechowywania według określonej klasyfikacji. Można np. posiłkować się datą sporządzenie poszczególnych dokumentów w obrębie jednej kategorii archiwalnej i na samym końcu umieścić te najstarsze, aby na początku móc dołączać te podpisane jako ostatnie.
Aby uporządkować i ujednolicić system archiwizacji dokumentów powstała uniwersalna kategoria archiwalna dokumentów, według której należy je oznaczyć i tak kolejno:
● symbol A – oznacza dokumenty, które mają wartość historyczną i nigdy nie będą zniszczone,
● symbol B – dokumentacja niearchiwalna,
● symbol Bc – dokumentacja, która może zostać zniszczona po wykorzystaniu,
● symbol B + cyfra – dokumentacja, która przechowywana ma być przez określony czas. Cyfra znajdująca się po literze B oznacza liczbę lat,
● symbol BE + cyfra – dokumenty, które po przeleżeniu określonej liczby lat wymagają przejrzenia z uwagi na treść oraz charakter. Dopiero po przejrzeniu dokumentów należy podjąć decyzję o dalszym przechowywaniu i zmianie klasyfikacji lub utylizacji.
Na czym polega dobra archiwizacja dokumentów?
Na proces poprawnej archiwizacji składają się sortowanie, katalogowanie, nadawanie odpowiedniej klasyfikacji oraz przechowywanie dokumentacji we właściwym miejscu, w którym do dokumentów nie będą miały dostępu osoby trzecie. Poprawna archiwizacja nie obejmuje jedynie składowania „papierów”, ale także możliwość szybkiego dotarcia do nich w razie konieczności. Z racji na konieczność zachowania odpowiednich standardów podczas przechowywania dokumentów wiele firm decyduje się na współpracę z partnerami, którzy specjalizują się w przechowywaniu dokumentów, aby oddelegować to zadanie i spokojnie móc zająć się innymi zadaniami w przedsiębiorstwie. Prawidłowa archiwizacja wymaga znajomości prawa i aktualnych przepisów, dlatego warto oddelegować jej prowadzenie, co pozwala na zaoszczędzenie miejsca, zasobów ludzkich i czasu niezbędnego do nieustannego powtarzania całego procesu.