Zgodnie z obowiązującym prawem, proces niszczenia dokumentów, które zawierają dane osobowe, to sposób ich przetwarzania. W związku z tym każdorazowe zlecenie zniszczenia dokumentów (nawet jeśli jest to jednorazowe niszczenie dokumentów) musi spełniać wysokie standardy bezpieczeństwa niszczenia, czyli: poufne dane osobowe muszą być zabezpieczone.
Zanim jednak dojdzie do procesu zniszczenia dokumentów, należy przeprowadzić rzetelne ich brakowanie, czyli wydzielić część dokumentacji, którą chcemy skierować do zutylizowania. Zabezpieczenie danych osobowych w przechowywanych dokumentach zawierających np. tajne informacje handlowe musi być wykonane w taki sposób, aby nie dało się ich w żaden sposób odtworzyć.
Jak zatem właściwie przeprowadzić niszczenie dokumentów firmowych? Proponujemy skorzystać z usług firmy, która zapewni bezpieczeństwo danych i wykona usługę kompleksowo, oferując protokół oraz certyfikat zniszczenia dokumentów.
Znaczenie i metodyka brakowania dokumentacji
Brakowanie dokumentacji to nie tylko usunięcie (wydzielenie) z dokumentacji spraw zakończonych, ale również istotny element zarządzania informacją w organizacji. Proces ten musi być przeprowadzony z uwzględnieniem przepisów prawa, a także wewnętrznych procedur firmy. Brakowanie dokumentacji ma na celu nie tylko uporządkowanie archiwum, ale również zapewnienie, że żadne ważne dokumenty nie zostaną zniszczone przedwcześnie.
Kompleksowe podejście do niszczenia dokumentów
Profesjonalne niszczenie i utylizacja dokumentów to proces, który wymaga zastosowania odpowiedniej technologii i metod. Nasza firma korzysta z zaawansowanej maszyny niszczącej, które zapewniają, że zniszczone dokumenty nie będą mogły zostać odtworzone. Niszczenie dokumentacji odbywa się zgodnie z klasą tajności P4 według normy DIN 66399. Jest to jedna z najwyższych klas, która uniemożliwia odtworzenie dokumentu. Proces ten jest szczególnie ważny w przypadku dokumentów zawierających dane wrażliwe lub poufne informacje biznesowe.
Kryteria wyboru usługodawcy niszczenia dokumentów
Wybierając firmę do niszczenia dokumentów, należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów. Doświadczenie firmy, posiadane certyfikaty, a także sposób postępowania z dokumentami w trakcie ich niszczenia to czynniki, które powinny być brane pod uwagę. Ponadto istotne jest, aby usługodawca gwarantował pełną poufność i bezpieczeństwo przetwarzanych informacji.
Aspekty prawne i procedura niszczenia dokumentów
Brakowanie oraz proces niszczenia dokumentów wymaga szczegółowego przygotowania i zgodności z prawem. Obejmuje to wydzielenie dokumentacji, której okres przechowywania upłynął, a także w przypadku instytucji pod nadzorem archiwów państwowych – oddzielenie dokumentacji podlegającej ekspertyzie od dokumentacji do niszczenia. Wymagane jest także uzyskanie zgody na zniszczenie dokumentacji od właściwego organu oraz sporządzenie odpowiednich dokumentów potwierdzających proces niszczenia.
Protokół i certyfikat zniszczenia dokumentów
Po zakończonym procesie niszczenia dokumentów, nasza firma udostępnia klientom certyfikat oraz protokół zniszczenia. Te dokumenty zawierają szczegółowe informacje o procesie, w tym ilość zniszczonych dokumentów oraz dane osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie niszczenia.
Niszczenie dokumentów: cennik i wycena usług
Jak wygląda nasz cennik niszczenia dokumentów? O czym musisz wiedzieć, zlecając usługę niszczenia?
Cenę za przeprowadzenie procesu niszczenia dokumentacji oraz procesu niszczenia nośników ustalamy indywidualnie, ponieważ jest ona uzależniona od wielu zmiennych czynników, np.:
- ilości dokumentów do zniszczenia,
- miejsca odbioru dokumentów (transport dokumentów),
- jakości przygotowanej dokumentacji (nie powinna zawierać koszulek,
segregatorów itp.)
- miejsce składowania dokumentacji,
- stan dokumentacji (np. mokra, zagrzybiała).
Interesuje Cię wycena zniszczenia dokumentów?
Skontaktuj się z nami telefonicznie lub mailowo – odpowiemy na wszelkie pytania, a także ustalimy koszt i termin wykonania usługi. Zleć niszczenie dokumentów profesjonalistom – otrzymasz gwarancję poufnego niszczenia dokumentów zawierających dane wrażliwe oraz prawidłowego przebiegu procesu (zgodnie z obowiązującym prawem).
Korzyści z profesjonalnego niszczenia dokumentów
Korzystanie z usługi niszczenia dokumentów pozwala firmom na zachowanie wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych oraz przestrzeganie przepisów prawa dotyczących ochrony informacji. Jest to również kluczowy element w budowaniu zaufania klientów i minimalizowaniu ryzyka naruszenia poufności danych.