Przechowywanie dokumentacji pracowniczej
W procesie zarządzania dokumentacją w firmie niezwykle istotny jest obowiązek przechowywania jej w sposób prawidłowy, bezpieczny i zgodny z obowiązującymi przepisami.
Nasza firma specjalizuje się w przechowywaniu dokumentacji pracowniczej zarówno w postaci papierowej, jak i w postaci elektronicznej (na nośnikach danych). Przechowywanie akt osobowych oraz innych dokumentów organizujemy w naszych magazynach, wyposażonych w system kontroli dostępu, co jest jednym z najważniejszych i istotnych czynników bezpiecznego przechowywania dokumentów. Pozostałe atuty przechowywania dokumentów w naszych magazynach, które spełniają wszelkie wymagania i normy, to m.in.: odpowiednia wilgotność, temperatura, oświetlenie, monitoring CCTV oraz zabezpieczenia przed dostępem osób nieupoważnionych do magazynów. Regularnie monitorujemy warunki przechowywania dokumentacji współpracujących z nami podmiotów, dzięki czemu zapewniamy wysokie bezpieczeństwo danych zgromadzonych w naszych magazynach.
Wiedza dotycząca przechowywania i archiwizacji dokumentów
Rosnąca liczba regulacji prawnych i organizacyjnych dotyczących przechowywania dokumentacji pracowniczej i zarządzania nią sprawia, że coraz więcej podmiotów stawia na outsourcing w zakresie archiwizacji dokumentacji.
Kompleksowość naszych usług pozwala nam zaproponować wiele przydatnych rozwiązań. Wśród firm działających na rynku wyróżniamy się fachową wiedzą dotyczącą archiwizacji i przechowywania dotychczasowej dokumentacji pracowniczej (wykwalifikowani archiwiści i procedury postępowania), jak i odpowiedniego wyposażenia (pomieszczenia do przechowywania dokumentacji pracowniczej).
Przechowywanie i archiwizacja dokumentów pracowników – wymagania
Zmiany wprowadzone w przepisach w 2019 r. skutkowały skróceniem okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej: pracodawca ma obowiązek przechowywać akta osobowe oraz dokumentację związaną ze stosunkiem pracy przez 10 lat i 1 miesiąc (dotyczy to pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.). Czas przechowywania dokumentacji pracowniczej obejmuje okres od końca roku kalendarzowego, w którym doszło do wygaśnięcia stosunku pracy.
Z kolei dokumenty osobowe i płacowe pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. muszą być przechowywane przez 50 lat od końca roku, w którym stosunek pracy został zakończony.
Korzyści z przechowywania akt osobowych oraz innych dokumentów w zewnętrznej firmie.
Co możesz zyskać, zlecając przechowywanie dokumentów firmie zewnętrznej? Lista korzyści wygląda przekonująco:
- znaczne ograniczenie kosztów przechowywania wytworzonej dokumentacji,
- przechowywanie w odpowiednio wyposażonych magazynach, gdzie jest monitorowanych wiele czynników wpływających na bezpieczeństwo dokumentacji,
- brak konieczności zatrudniania wykwalifikowanych archiwistów,
- dostępność dokumentacji – możliwość wypożyczania wersji papierowej dokumentu lub udostępnianie jego skanu,
- sprawne udostępnianie przechowywanych akt instytucjom i osobom uprawnionym,
- systematyczny nadzór nad odpowiednim stanem fizycznym akt.