Przechowywanie dokumentacji jest jednym z podstawowych zadań jakie stawiane są przed każdym przedsiębiorstwem. Z uwagi na obowiązek sprostania coraz większej liczbie regulacji prawnych i organizacyjnych dotyczących przechowywania danych i zarządzania nimi coraz więcej podmiotów stawia na outsourcing w tym zakresie. Większość firm bowiem nie posiada fachowej wiedzy w zakresie archiwizacji (brak wykwalifikowanych archiwistów i procedur postępowania), jak i odpowiedniego wyposażenia (pomieszczeń archiwizacyjnych wraz z regałami i zabezpieczeniami).
Przechowywanie dokumentacji aktowej przedsiębiorstw działających i zlikwidowanych:
- ograniczenie kosztów przechowywania dokumentacji
- przechowywanie w specjalistycznych magazynach
- ewidencjonowanie zasobu w dedykowanej aplikacji
- wypożyczanie wersji papierowej lub udostępnianie skanu dokumentu
- udostępnianie akt instytucjom i osobom uprawnionym
- dbałość o odpowiedni stan fizyczny akt