Jednym z najważniejszych aspektów, niezwykle ważnych w zarządzaniu dokumentacją jest jej przechowywanie. Prawidłowe przechowywanie dokumentów ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa, ochrony oraz łatwego dostępu do dokumentów
w przypadku potrzeby. Nasza firma specjalizuje się obecnie w przechowywaniu dokumentacji papierowej i przechowywania nośników danych jak dyski. Posiada w tym celu kilka magazynów, aby spełnić wszelkie wymagania i dostosować je do odpowiednich norm i praw jak np. wilgotność, temperatura, oświetlenie itp. Regularnie monitorujemy warunki przechowywania dokumentacji w naszych magazynach, dzięki czemu zapewniamy dodatkowe bezpieczeństwo danych.
Z uwagi na obowiązek sprostania coraz większej liczbie regulacji prawnych i organizacyjnych dotyczących przechowywania danych i zarządzania nimi, coraz więcej podmiotów stawia na outsourcing w tym zakresie. Kompleksowość naszych usług pozwala na wiele rozwiązań, które jest przydatne przy tak wymagających usługach. Większość firm bowiem nie posiada fachowej wiedzy w zakresie archiwizacji (brak wykwalifikowanych archiwistów i procedur postępowania), jak i odpowiedniego wyposażenia (pomieszczeń archiwizacyjnych wraz z regałami i zabezpieczeniami) dlatego profesjonalnie uzupełniamy działania wielu firm.
Korzyści z przechowywania dokumentów
u zewnętrznego przechowawcy:
- znaczne ograniczenie kosztów przechowywania wytworzonej dokumentacji,
- przechowywanie w odpowiednio wyposażonych magazynach, gdzie jest monitorowane wiele czynników wpływających na bezpieczeństwo dokumentacji,
- prowadzenie zasobu w dedykowanej aplikacji, która ułatwia przepływ informacji jednocześnie do wielu stanowisk w firmie,
- dostępność dokumentacji- możliwość wypożyczania wersji papierowej dokumentu lub udostępnianie jego skanu,
- sprawne udostępnianie przechowywanych akt instytucjom i osobom uprawnionym,
- systematyczny nadzór nad odpowiednim stanem fizycznych akt.