W erze cyfrowej i technologicznego postępu, wciąż istnieje potrzeba przechowywania i zarządzania papierową dokumentacją. Jednakże, z biegiem czasu, niektóre dokumenty tracą swoją wartość i zgodnie z obowiązującymi przepisami, mogą być niszczone. Bezpieczne niszczenie dokumentów to kluczowy proces, który zapewnia, że poufne informacje nie wpadną w niepowołane ręce. W tym artykule przyjrzymy się krokom, które prowadzą do bezpiecznego zniszczenia dokumentów.
Wydzielanie dokumentacji
Bezpieczne niszczenie dokumentów rozpoczyna się od wydzielenia dokumentacji, której okres przechowywania upłynął. To kluczowy element zarządzania dokumentami, który pozwala na zachowanie porządku i ogranicza niepotrzebne gromadzenie się papierów. W przypadku instytucji pod nadzorem archiwów państwowych, istnieje także konieczność oddzielenia dokumentacji podlegającej ekspertyzie (kategorii BE) od dokumentacji do niszczenia.
Sporządzenie spisu dokumentacji brakowanej
Następnym krokiem jest dokładne przygotowanie spisu dokumentacji, która ma być zniszczona na podstawie obowiązujących w jednostce normatywów określających okres retencji. Spis ten powinien zawierać informacje identyfikujące dokumenty, a także latach wytworzenia. To istotne, aby zapewnić właściwe zarządzanie dokumentami i uniknąć przypadkowego zniszczenia istotnych materiałów.
Wnioskowanie o zgodę
Jeśli podmiot jest objęty nadzorem archiwalnym, konieczne jest przygotowanie odpowiedniego wniosku do właściwego archiwum państwowego. Wnioskowanie o zgodę na zniszczenie dokumentacji to kluczowy etap, który wymaga staranności i dokładności. Archiwum państwowe oceni prośbę i podejmie decyzję, czy dokumenty mogą być zniszczone.
Fizyczne zniszczenie dokumentów
Gdy otrzymamy zgodę na niszczenie dokumentów, przystępujemy do ich fizycznego zniszczenia lub zlecamy to firmie zewnętrznej.
Sporządzenie protokołu i certyfikatu niszczenia
Po zakończonym procesie niszczenia dokumentów, należy sporządzić protokół i certyfikat niszczenia. Te dokumenty stanowią potwierdzenie, że proces został przeprowadzony zgodnie z wymaganiami i że dokumenty zostały bezpiecznie zniszczone. Informacje zawarte w protokole i certyfikacie obejmują numer dokumentu, datę jego sporządzenia, datę zniszczenia, ilość zniszczonych dokumentów oraz podpis osoby sporządzającej dokumenty.