Dokumentacja pracownicza pełni ważną rolę w zarządzaniu personelem, prowadzeniu rozliczeń kadrowo-płacowych, a także w spełnianiu wymogów prawa pracy. Pracodawca jest zobowiązany do zachowania poufności i ochrony danych osobowych zawartych w dokumentacji pracowniczej zgodnie z przepisami prawa. Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Z tym dniem zmianie uległy okresy przechowywania akt pracowniczych z obowiązujących 50 lat do 10 lat. Długi okres przechowywania dokumentacji generuje koszty związane z utrzymaniem magazynów i powierzchni. Dlatego dobrym rozwiązaniem jest zlecenie przechowywania dokumentacji firmie zewnętrznej.
Czym jest dokumentacja pracownicza?
Dokumentacja pracownicza to zbiór dokumentów i informacji związanych z zatrudnieniem pracowników w firmie. Jest to istotny element zarządzania zasobami ludzkimi, a także spełniania wymogów prawnych i regulacji dotyczących zatrudnienia. W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą różnorodne dokumenty i dane, które obejmują:
- Umowy o pracę – oficjalne dokumenty zawierające warunki zatrudnienia, takie jak rodzaj umowy, wynagrodzenie, warunki pracy, czas trwania zatrudnienia itp.
- Zaświadczenia o zatrudnieniu – potwierdzenia, które pracodawca może wystawiać na życzenie pracownika, przedstawiające fakty związane z zatrudnieniem, takie jak okres pracy, rodzaj umowy, zajmowane stanowisko itp.
- Karty pracy – dokumenty rejestrujące przebieg pracy pracownika, takie jak dni pracy, urlopy, zwolnienia lekarskie, nadgodziny itp.
- Dokumenty kadrowe – informacje dotyczące wynagrodzenia, świadczeń socjalnych, podatków, składek zdrowotnych i społecznych, deklaracji pracownika, itp.
- Dokumenty szkoleniowe – rejestry szkoleń i kursów, które pracownik odbył w trakcie zatrudnienia.
- Dokumentacja personalna – dane osobowe pracownika, informacje dotyczące historii zatrudnienia, awanse, oceny pracownicze, itp.
- Oświadczenia pracownika – oświadczenia, które pracownik składa w związku z zatrudnieniem, na przykład oświadczenia dotyczące zdolności do pracy, oświadczenia o niekaralności itp.
- Inne dokumenty związane z zatrudnieniem – mogą obejmować listy obecności, zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego, dokumenty dotyczące wypadków przy pracy itp.
Czy należy przechowywać dokumenty zwolnionych osób?
Istnieje obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej również w przypadku zwolnionych pracowników. Jak wskazuje obecnie obowiązująca ustawa dokumenty zwolnionych osób należy przechowywać przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Najważniejsze elementy przechowywania dokumentacji pracowniczej:
- Bezpieczeństwo danych – zapewnij bezpieczeństwo dokumentacji pracowniczej, szczególnie jeśli zawiera ona poufne informacje, takie jak dane osobowe czy informacje finansowe. Dostęp do dokumentów powinien być ograniczony jedynie do osób upoważnionych.
- Zgodność z przepisami prawnymi – zapoznaj się z obowiązującymi przepisami prawnymi dotyczącymi przechowywania dokumentacji pracowniczej w danym kraju. W Polsce, na przykład, przepisy dotyczące ochrony danych osobowych regulowane są m.in. przez RODO.
- Elektroniczne przechowywanie -rozważ przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Pamiętaj jednak o zabezpieczeniu dostępu do tych danych oraz o regularnym ich backupie. Dostępność danych elektronicznych może ułatwić zarządzanie dokumentacją.
- Rzetelność i kompletność dokumentów -upewnij się, że dokumentacja pracownicza jest rzetelna i kompletna. Zachowaj wszystkie niezbędne dokumenty, takie jak umowy o pracę, zaświadczenia o zatrudnieniu, karty czasu pracy, dokumenty dotyczące wynagrodzenia, itp.
- Okres przechowywania -znajdź informacje na temat okresu przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentów pracowniczych. Niektóre dokumenty, takie jak umowy o pracę, mogą być przechowywane przez długi czas, podczas gdy inne mogą podlegać krótszym okresom przechowywania.
- Zabezpieczenie przed zniszczeniem- przechowuj dokumentację w miejscu chroniącym ją przed zniszczeniem, zarówno fizycznym, jak i elektronicznym. Dla dokumentów papierowych używaj odpowiednich pojemników lub szaf.
- Dostępność dla pracowników – upewnij się, że pracownicy mają dostęp do swoich własnych dokumentów, takich jak kopie umów o pracę czy zaświadczenia o zatrudnieniu.