Praktycznie każda firma bez względu na rodzaj prowadzonej działalności musi zmierzyć się z przechowywaniem i archiwizacją dokumentacji. Zarówno jednoosobowa działalność gospodarcza, jak i większa spółka generują duże ilości różnorodnych dokumentów. Niezbędne jest więc przeznaczenie odpowiedniej ilości miejsca i zachowanie procedur podczas pracy z nimi, aby spełniać wymogi narzucone przez prawo, a także ułatwić sobie pracę. Często dzieje się tak, że do dokumentów znajdujących się w archiwum trzeba wrócić – ważna jest więc możliwość szybkiego ich odnalezienia. Rozwiązaniem tego rodzaju wyzwań jest skorzystanie z outsourcingu przechowywania i archiwizacji dokumentów prowadzonego przez specjalistyczne firmy.
Czym jest outsourcing usług?
Outsourcing polega na powierzeniu pewnych zadań zewnętrznym firmom specjalizującym się w danej dziedzinie. Bardzo często można spotkać się z outsourcingiem usług księgowych, IT czy serwisu sprzątającego. Nawet najbardziej rozbudowane firmy nie są samowystarczalne, dlatego wiele z nich woli zlecić część zadań profesjonalistom. Zupełnie inaczej działają małe firmy, które jeszcze częściej korzystają z outsourcingu – nie są bowiem w stanie zbudować w swoim zakresie wewnętrznych struktur odpowiadających np. za kadry i płace, dział pomocy technicznej czy audyt. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku przechowywania i archiwizacji dokumentów. Nie jest to łatwe zadanie z uwagi na konieczną znajomość aktualnie funkcjonujących przepisów, a także wymóg posiadania odpowiedniej ilości przeszkolonych pracowników, którzy w odpowiedni sposób zajmą się firmową dokumentacją. Jeszcze inaczej wygląda sytuacja w przypadku konieczności przechowywania dokumentacji. Jeśli w firmie zatrudnieni są pracownicy, to trzeba zadbać o ich akta osobowe, a także w odpowiedni sposób chronić dane osobowe. Niezbędne jest do tego przeznaczenie odpowiedniej ilości miejsca, które będzie zabezpieczone we właściwy sposób. Małe firmy wraz z dużym wzrostem dokumentacji mogą nie podołać temu zadaniu. W tym miejscu idealnie więc sprawdza się outsourcing prac związanych z firmową dokumentacją, jak przechowywanie dokumentów oraz archiwizacja.
Dlaczego warto skorzystać z usług przechowywania i archiwizacji dokumentów?
Zalet korzystania z outsourcingu w zakresie obiegu dokumentacji jest bardzo dużo. Po pierwsze są to znaczne oszczędności kosztów, które trzeba by było przeznaczyć na dodatkowe miejsce w postaci archiwum, a także przeszkolenie pracowników i delegowanie ich do zadań związanych z dbaniem o dokumenty. Kolejnym aspektem jest oszczędność miejsca np. w sytuacji, gdy część biura lub miejsca dla pracowników trzeba przeznaczyć na archiwum. Niewątpliwą zaletą tego rodzaju rozwiązania jest również zachowanie wszelkich zasad bezpieczeństwa podczas archiwizacji, które mogłyby zostać naruszone w przestrzeni biurowej, do której wszystkie osoby mają dostęp. Co więcej, przechowywanie dokumentów za pośrednictwem zewnętrznej firmy pozwala na szybkie docieranie do niezbędnych arkuszy np. z umowami pracowników, dzięki dobrej klasyfikacji dokumentów stosowanej przez tego rodzaju usługodawców. W firmach, gdzie jednocześnie znajduje się archiwum i nie odpowiadają za nie konkretne osoby, często panuje nieporządek, co może skutkować zaginięciem czy zniszczeniem ważnych dokumentów.
Zakres prac przy przygotowaniu dokumentów do przechowywania
Zakres prac, jaki należy wykonać, w przypadku właściwego przechowywania i archiwizacji dokumentów jest bardzo duży. W pierwszej kolejności należy rozpocząć od właściwej klasyfikacji dokumentów ze względu na ich typ, zastrzeżenia dotyczące poufności, zachowanie zasad RODO czy konieczność przechowywania przez określony czas. Według tego należy posegregować i sklasyfikować każdy otrzymany dokument. Następnie ma miejsce skanowanie dokumentów, aby można było przechowywać je również na innych nośnikach czy w chmurze plików. Gdy dokumenty w formie fizycznej trafiają do archiwum, są również odpowiednio zabezpieczane np. za pomocą pinu czy kodu, do którego dostęp mają jedynie określone osoby. Często tworzy się jeszcze cyfrowy spis dokumentów, aby łatwiej było do nich dotrzeć.
Jak widać, złożoność pracy koniecznej do właściwego przechowywania firmowej dokumentacji jest bardzo duża, dlatego tego typu zadania coraz częściej są outsourcingowane na rzecz zewnętrznych firm, które radzą sobie z tym zdecydowanie lepiej niż inne, nieprzystosowane do tego podmiotu.