Cyfryzacja działów kadr i płac stała się faktem. Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie e-Teczki, co znacznie usprawnia bieżące zarządzanie dokumentacją pracowniczą. Pojawia się jednak kluczowe pytanie: co zrobić z tonami papierowych akt osób, które zakończyły pracę przed wprowadzeniem systemów cyfrowych?
Zgodnie z polskim prawem, dokumentacja kadrowa to jeden z najtrudniejszych obszarów w archiwizacji dokumentów, ze względu na ekstremalnie długie okresy retencji.
Problem 50 lat: Pułapka starych roczników
Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku, okres przechowywania list płac, kart wynagrodzeń oraz innych dokumentów stanowiących podstawę wymiaru emerytury lub renty wynosi aż 50 lat. Choć dla nowszych pracowników okres ten skrócono do 10 lat (pod pewnymi warunkami), działy HR wciąż zostają z potężnym “dziedzictwem” w formie papierowej.
Trzymanie tych dokumentów w szafach biurowych lub nieprzystosowanych piwnicach to ogromne ryzyko:
- Zniszczenie przez czynniki biologiczne: Grzyb, wilgoć i kurz potrafią w ciągu dekady doprowadzić papier do stanu, w którym odczytanie danych będzie niemożliwe. To prosta droga do przegranych spraw w sądach pracy i ogromnych kar z PIP.
- Ryzyko RODO: Akta osobowe zawierają dane najbardziej wrażliwe – numery PESEL, adresy, informacje o stanie zdrowia czy wyroki sądowe. Każdy nieautoryzowany dostęp to incydent bezpieczeństwa.
Jak połączyć e-Teczkę z tradycyjnym archiwum?
Najskuteczniejszym modelem dla nowoczesnego HR jest model hybrydowy. Bieżące dokumenty żyją w systemie e-Teczka, natomiast “martwe” roczniki zostają przekazane do profesjonalnego archiwum zewnętrznego.
W PMSA oferujemy usługę, która zdejmuje ten ciężar z barków kadrowych:
- Audyt i porządkowanie: Segregujemy stare akta, wydzielając te, które można już bezpiecznie zniszczyć.
- Digitalizacja na żądanie: Nie musisz skanować wszystkiego. Przechowujemy Twoje papiery w bezpiecznych warunkach, a gdy były pracownik zgłosi się po dokumenty do RP-7, my skanujemy je i przesyłamy Ci plik w ciągu kilku godzin.
- Gwarancja trwałości: Nasze magazyny są monitorowane pod kątem temperatury i wilgotności, co gwarantuje, że dokument przetrwa wymagane pół wieku.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy po zeskanowaniu starych akt (sprzed 2019 r.) mogę wyrzucić oryginały? Niestety nie. W przypadku akt, których okres retencji wynosi 50 lat, skan nie zastępuje oryginału w świetle prawa emerytalnego, chyba że przeprowadzono pełną procedurę cyfryzacji zgodnie z przepisami ustawy.
Jakie kary grożą za nieprawidłowe przechowywanie akt? Naruszenie przepisów o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, za co grozi kara grzywny od 1 000 zł do nawet 30 000 zł nakładana przez PIP, nie licząc kar z tytułu RODO.
Chcesz uwolnić swój dział HR od ciężaru starych segregatorów? Sprawdź nasze usługi