Zakończenie działalności gospodarczej, bez względu na to, czy jest wynikiem dobrowolnej likwidacji spółki z o.o., fuzji (M&A), czy też trudnego procesu upadłościowego, wiąże się z dopełnieniem szeregu skomplikowanych formalności. Wykreślenie podmiotu z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub CEIDG nie oznacza jednak, że jego historia ulega całkowitemu wymazaniu. Największym wyzwaniem logistycznym, przed którym stają likwidatorzy i syndycy, jest przechowywanie dokumentów po likwidacji firmy. Prawa i obowiązki z tym związane są ściśle regulowane, a ich niedopełnienie skutkuje surową odpowiedzialnością.
Kto odpowiada za dokumenty zlikwidowanej firmy?
Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych (KSH) oraz przepisami emerytalno-rentowymi, po rozwiązaniu spółki jej księgi i dokumenty należy oddać na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki, uchwale wspólników lub – w przypadku braku takich ustaleń – osobie wyznaczonej przez sąd rejestrowy. Najczęściej ten niechciany obowiązek spada na byłych członków zarządu, likwidatorów lub wyznaczonego syndyka masy upadłościowej.
Należy pamiętać o zróżnicowanych, często bardzo długich okresach retencji. Dokumentacja podatkowa i księgowa musi być przechowywana przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Znacznie większym problemem są akta pracownicze i dokumentacja płacowa. Dla pracowników zatrudnionych przed 2019 rokiem, dokumenty poświadczające ich zatrudnienie oraz zarobki (niezbędne do wyliczenia emerytury przez ZUS) muszą być przechowywane przez niewyobrażalnie długi czas – aż 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy.
Kary za porzucenie lub zniszczenie dokumentacji
Porzucenie dokumentów zlikwidowanej firmy w pustym lokalu, niezabezpieczonym magazynie domowym lub, co gorsza, wyrzucenie ich na śmietnik, stanowi poważne przestępstwo. Za niewłaściwe zabezpieczenie danych osobowych (naruszenie przepisów RODO), jak i za uniemożliwienie pracownikom dostępu do dokumentacji potrzebnej do uzyskania świadczeń emerytalnych, grożą potężne sankcje karne oraz finansowe (nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych z Państwowej Inspekcji Pracy, nie wliczając w to grzywien z UODO). Byli pracownicy mają również pełne prawo wytoczyć powództwo cywilne przeciwko osobom odpowiedzialnym za zniszczenie ich życiowych akt.
Profesjonalny przechowawca akt – wsparcie dla syndyków i likwidatorów
W sytuacji zamykania działalności mało kto dysponuje odpowiednio zabezpieczonym, monitorowanym lokalem o kontrolowanej wilgotności i temperaturze, który sprostałby wymogom przechowywania papieru przez pół wieku. Jedynym bezpiecznym, zgodnym z prawem i rozsądnym finansowo rozwiązaniem jest nawiązanie współpracy z certyfikowaną instytucją komercyjną posiadającą uprawnienia do długoterminowego przechowywania akt.
PMSA jest wyspecjalizowanym podmiotem, który od lat wspiera syndyków, doradców restrukturyzacyjnych oraz zarządy firm w procesach likwidacyjnych. Przejmujemy na siebie całkowity ciężar zabezpieczenia i skatalogowania pozostałej po działalności dokumentacji. Sporządzamy szczegółowe protokoły zdawczo-odbiorcze, dzięki czemu likwidator posiada dowód dołączenia do wniosku o wykreślenie podmiotu z rejestru (zgodnie z art. 288 § 3 KSH). Nasza infrastruktura gwarantuje nienaruszalność dokumentów, a w razie konieczności wydania zaświadczenia byłemu pracownikowi zlikwidowanego przedsiębiorstwa, zapewniamy szybki dostęp do niezbędnych teczek kadrowych.