Outsourcing usług księgowych to dziś standard. Przedsiębiorcy chętnie powierzają rozliczenia podatkowe i kadrowe zewnętrznym biurom rachunkowym, ceniąc sobie oszczędność czasu i dostęp do eksperckiej wiedzy. Z perspektywy samego biura rachunkowego (lub dużej firmy typu BPO), rozwój portfela klientów oznacza jednak lawinowy przyrost fizycznej dokumentacji. Pomimo rosnącej popularności e-faktur, tradycyjne biura każdego miesiąca przyjmują od swoich klientów setki kartonów pełnych papierowych dowodów zakupu, umów o pracę, zwolnień lekarskich i deklaracji.
Rosnące archiwum a ryzyko utraty danych
Przechowywanie dokumentacji obcych podmiotów gospodarczych to gigantyczna odpowiedzialność prawna i cywilna. Biuro rachunkowe, działając jako procesor danych osobowych (w świetle przepisów RODO) oraz powiernik ksiąg rachunkowych, musi zapewnić im absolutne bezpieczeństwo. Upychanie akt kolejnych klientów w metalowych szafach na korytarzach, a w skrajnych przypadkach w nieprzystosowanych do tego piwnicach czy wynajętych garażach, to proszenie się o katastrofę.
Wystarczy pęknięta rura wodociągowa, spięcie instalacji elektrycznej zakończone pożarem lub włamanie, aby wieloletni dorobek firm Twoich klientów uległ bezpowrotnemu zniszczeniu. W takiej sytuacji biuro rachunkowe naraża się nie tylko na utratę reputacji i rozwiązanie umów o współpracy, ale przede wszystkim na pozwy o odszkodowania idące w setki tysięcy złotych za doprowadzenie do paraliżu operacyjnego klienta podczas kontroli z Urzędu Skarbowego. Kolejnym problemem jest po prostu brak miejsca. Prestiżowe lokale biurowe, w których zazwyczaj przyjmuje się klientów, są zbyt drogie, by pełnić funkcję zakurzonego magazynu makulatury.
Outsourcing jako przewaga konkurencyjna biura
Dla rozwijających się biur rachunkowych i centrów usług wspólnych, jedynym bezpiecznym i skalowalnym rozwiązaniem jest współpraca z profesjonalnym podmiotem archiwizującym. Przeniesienie zamkniętych lat obrotowych swoich klientów do zewnętrznego archiwum Premium Management pozwala na całkowite wyeliminowanie ryzyka operacyjnego. Nasze magazyny są wyposażone w zaawansowane systemy przeciwpożarowe, rygorystyczną kontrolę klimatu i całodobowy monitoring.
Współpraca z nami to również ułatwienie w procesach rotacji klientów. Kiedy umowa z daną firmą dobiega końca, fizyczne przekazanie wieloletniego archiwum bywa logistycznym koszmarem. Dzięki systemom ewidencji Premium Management, biuro rachunkowe może płynnie zlecić nam przygotowanie i wydanie konkretnych pudeł z dokumentacją wybranego klienta bezpośrednio do jego nowej siedziby, dołączając rzetelny protokół zdawczo-odbiorczy. Świadczenie usług w oparciu o certyfikowane bezpieczeństwo zewnętrzne to potężny argument sprzedażowy, który buduje zaufanie w oczach nowych, korporacyjnych klientów Twojego biura księgowego.
Zadbaj o bezpieczeństwo danych swoich klientów i zoptymalizuj koszty najmu powierzchni.