Wdrożenie systemów zarządzania opartych na międzynarodowych normach, takich jak ISO 9001 (Zarządzanie Jakością) czy ISO 27001 (Bezpieczeństwo Informacji), to dla wielu firm przepustka do globalnych rynków i startu w prestiżowych przetargach. Proces certyfikacji wymaga jednak całkowitego przeorganizowania procesów biznesowych, w tym w szczególności polityki zarządzania dokumentami. Pobieżne traktowanie firmowych instrukcji, rozproszone wersje dokumentów i brak kontroli nad historycznymi rejestrami to najczęstsze przyczyny, dla których firmy oblewają audyty certyfikacyjne (tzw. niezgodności duże).
Nadzór nad udokumentowaną informacją
Norma ISO 9001 wprowadza pojęcie “nadzoru nad udokumentowaną informacją”. Oznacza to, że firma musi w sposób bezwzględny kontrolować cykl życia każdego istotnego dokumentu – od jego utworzenia, poprzez zatwierdzenie, dystrybucję, aż po bezpieczne przechowywanie i ostateczne zniszczenie. Audytorzy zewnętrzni szczegółowo weryfikują, czy organizacja posiada precyzyjne procedury określające, gdzie znajdują się oryginalne umowy, kto ma do nich dostęp oraz jak chronione są one przed utratą integralności (np. zniszczeniem lub nieautoryzowaną modyfikacją).
Przechowywanie kluczowych dowodów jakościowych (takich jak raporty z audytów wewnętrznych, protokoły kontroli linii produkcyjnych czy certyfikaty kalibracji maszyn) w niezorganizowanych segregatorach stwarza wysokie ryzyko zagubienia dokumentu w gąszczu innej dokumentacji biurowej. Jeśli podczas audytu wznawiającego Pełnomocnik ds. Jakości nie potrafi w rozsądnym czasie przedstawić audytorowi fizycznego dowodu realizacji procedury, firma traci wiarygodność.
Bezpieczne wycofywanie i niszczenie nieaktualnych procedur
Jednym z najbardziej krytycznych punktów, na których potykają się organizacje, jest obieg nieaktualnych wersji dokumentów. System zarządzania wymaga, aby w momencie wejścia w życie nowej instrukcji technologicznej lub regulaminu, wszystkie stare, wycofane wersje papierowe zostały natychmiast usunięte ze stref roboczych. Jeśli pracownik na hali produkcyjnej z przyzwyczajenia skorzysta ze starego, niezniszczonego wydruku specyfikacji technicznej, może doprowadzić do powstania wadliwej partii produktu.
Zarządzanie tym procesem ułatwia wdrożenie profesjonalnych usług Premium Management. Zapewniamy ich certyfikowane zniszczenie, co daje Pełnomocnikowi ds. Jakości twardy dowód w postaci protokołu zniszczenia, który może przedstawić audytorowi ISO jako dowód poprawnego realizowania procedury wycofywania dokumentów. Z kolei nasze archiwum zewnętrzne stanowi idealny bufor dla historycznych rejestrów jakości, które nie są już potrzebne na co dzień, ale muszą być skrupulatnie przechowywane w celach dowodowych przez wiele kolejnych lat.
Usprawnij zarządzanie jakością w swojej firmie i przejdź audyty bez stresu.