Branża IT, software house’y oraz agencje interaktywne to środowiska, które z definicji kojarzą się z pełną cyfryzacją, pracą w chmurze i środowiskiem “paperless”. Jednak w rzeczywistości, przy realizacji zaawansowanych projektów dla sektora bankowego, zbrojeniowego czy medycznego, pojawia się wysoce wrażliwa dokumentacja fizyczna. Ochrona własności intelektualnej (IP) klienta to fundament działania każdej firmy technologicznej, a wyciek danych poza mury biura może skutkować wielomilionowymi karami umownymi.
Wydruki, szkice i rygorystyczne umowy o poufności
Nawet w najbardziej zwinnych (Agile) zespołach programistycznych proces twórczy często wspomagany jest papierem. Podczas warsztatów z klientami powstają odręczne makiety systemów (wireframes), wydruki fragmentów krytycznego kodu źródłowego do analizy (code review) czy fizyczne schematy architektury serwerów. Najważniejszym elementem są jednak oryginalne, podpisane odręcznie umowy o zachowaniu poufności (NDA – Non-Disclosure Agreement) oraz kontrakty z podwykonawcami.
Klienci korporacyjni przeprowadzający audyty bezpieczeństwa w software house’ach coraz częściej sprawdzają nie tylko zabezpieczenia sieciowe (VPN, szyfrowanie dysków), ale również to, co dzieje się z fizycznymi nośnikami informacji. Porzucone na biurku programisty rozrysowane schematy nowej aplikacji bankowej lub wyrzucone do zwykłego kosza na śmieci brudnopisy umów NDA to dla audytora rażące naruszenie polityki bezpieczeństwa informacji (często skutkujące oblaniem audytu ISO 27001).
Zewnętrzne bezpieczeństwo z Premium Management
Dla firm technologicznych, w których kultura pracy jest luźna, zmuszanie programistów do korzystania z biurowych niszczarek bywa bezskuteczne. Idealnym rozwiązaniem jest wdrożenie polityki czystego biurka przy wsparciu Premium Management. Zespół wrzuca tam wszelkie niepotrzebne szkice, notatki ze spotkań i błędne wydruki umów, bez konieczności tracenia czasu na ich samodzielne niszczenie.
Z kolei oryginalne, podpisane z inwestorami kontrakty i kluczowe umowy NDA, które muszą przetrwać lata po zakończeniu projektu, relokujemy do naszego zewnętrznego, strzeżonego archiwum. Dzięki temu biuro software house’u pozostaje przestrzenią kreatywną i reprezentacyjną, a krytyczne dokumenty prawne są chronione przed pożarem, kradzieżą czy zagubieniem.