Działy finansowo-księgowe od dekad zmagają się z lawiną papierowych dokumentów. Mimo rosnącej popularności faktur elektronicznych i systemów ERP, w większości polskich firm każdego miesiąca wciąż procesuje się i archiwizuje setki, a nawet tysiące fizycznych kartek. Ręczne wprowadzanie danych, opisywanie faktur kosztowych, a następnie ich fizyczne archiwizowanie w opasłych segregatorach to procesy, które pochłaniają ogromne ilości czasu i blokują potencjał wykwalifikowanych księgowych. Odpowiedzią na te bolączki jest profesjonalna digitalizacja dokumentów.
Tradycyjne archiwum księgowe to wąskie gardło biznesu
Codzienna praca z tradycyjnym, papierowym archiwum księgowym wiąże się z licznymi ukrytymi kosztami. Wyobraźmy sobie sytuację, w której podczas audytu podatkowego lub konieczności skorygowania rozliczeń sprzed dwóch lat, pracownik musi fizycznie odszukać jeden konkretny dokument. Przeszukiwanie zakurzonych kartonów i wertowanie setek stron zajmuje cenne godziny, które mogłyby zostać przeznaczone na analizę finansową lub optymalizację kosztów. Ponadto fizyczne faktury krążące po firmie w celu uzyskania akceptacji (tzw. obieg dokumentów kosztowych) często ulegają zgubieniu, zalaniu kawą czy zniszczeniu, co prowadzi do opóźnień w płatnościach i napięć z kontrahentami.
Kolejnym aspektem jest przestrzeń. Zgodnie z przepisami, dokumentację księgową (dowody księgowe, inwentaryzacje, księgi rachunkowe) należy przechowywać przez okres 6 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dokumenty dotyczą. W przypadku szybko rosnących firm, te pięć lat to kilkadziesiąt metrów bieżących akt, które pożerają najdroższą powierzchnię biurową.
Skanowanie i OCR, czyli jak odzyskać czas
Rozwiązaniem, które rewolucjonizuje pracę działów finansowych, jest masowe skanowanie dokumentów połączone z technologią OCR (Optical Character Recognition). OCR to oprogramowanie, które “czyta” zeskanowany obraz i zamienia go na przeszukiwalny tekst. Dzięki temu, po zdigitalizowaniu archiwum, odnalezienie konkretnej faktury od dostawcy sprzętu biurowego z listopada ubiegłego roku zajmuje dosłownie kilka sekund – wystarczy wpisać numer NIP kontrahenta lub słowo kluczowe w firmowej wyszukiwarce.
Digitalizacja eliminuje również problem fizycznego obiegu dokumentów. Zeskanowana faktura może zostać w jednym momencie udostępniona dyrektorowi do akceptacji, podczas gdy fizyczny oryginał bezpiecznie spoczywa w zewnętrznym archiwum. Taki proces nie tylko minimalizuje ryzyko utraty dokumentu, ale także drastycznie przyspiesza procesy decyzyjne i płatności.
Hybrydowy model zarządzania dokumentacją z PM
W Premium Management oferujemy wdrożenie modelu hybrydowego, który jest najbardziej optymalny dla nowoczesnych firm. Proces rozpoczyna się od bezpiecznego spakowania i przetransportowania Twoich segregatorów do naszej specjalistycznej placówki. Wykorzystując wysokowydajne, przemysłowe skanery, w krótkim czasie konwertujemy Twoje archiwum do postaci cyfrowej (tworząc pliki PDF z warstwą tekstową OCR). Cyfrowe kopie trafiają na Twoje serwery, dając księgowym błyskawiczny dostęp do danych z poziomu własnego biurka.
Co dzieje się z oryginałami? Papierowe wersje faktur i umów, które zgodnie z prawem muszą być przechowywane przez kolejne lata, zostają zabezpieczone w naszym certyfikowanym archiwum zlokalizowanym na terenie Trójmiasta. Po upływie ustawowych 6 lat, powiadomi Cię o możliwości przeprowadzenia certyfikowanego brakowania (zniszczenia) akt, zamykając w ten sposób cały cykl życia dokumentu. Taki proces pozwala na zachowanie 100% zgodności prawnej przy jednoczesnym uwolnieniu biura od papierowego chaosu.