W placówkach ochrony zdrowia – od niewielkich gabinetów stomatologicznych po wielospecjalistyczne szpitale – bezpieczeństwo danych to nie tylko kwestia uciążliwej biurokracji. To przede wszystkim fundament zaufania pacjenta oraz wymóg prawny o absolutnie najwyższym rygorze. Dane dotyczące stanu zdrowia należą do tzw. szczególnych kategorii danych osobowych (określanych w art. 9 RODO). Oznacza to, że ich wyciek, zagubienie, kradzież lub nieprawidłowa utylizacja wiąże się z dotkliwymi konsekwencjami wizerunkowymi i najwyższymi możliwymi karami finansowymi ze strony Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Retencja danych medycznych – kluczowe terminy
Zarządzanie dokumentacją medyczną jest procesem ściśle uregulowanym. Podstawowy okres przechowywania historii chorób i kart pacjentów wynosi 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Prawo przewiduje jednak bardzo istotne wyjątki, o których menedżerowie placówek muszą pamiętać. Okres ten wydłuża się do 30 lat w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia. Z kolei dokumentacja medyczna dzieci poniżej 2. roku życia musi być przechowywana przez 22 lata. Krótszy, 10-letni termin dotyczy natomiast zdjęć rentgenowskich (klisze RTG) przechowywanych poza dokumentacją wewnętrzną pacjenta.
Poważny problem pojawia się w momencie likwidacji gabinetu lekarskiego lub przekształceń własnościowych kliniki. Prawo zabrania pozostawienia dokumentacji bez opieki. Podmiot zamykający praktykę ma bezwzględny obowiązek wskazać instytucję, której powierza dokumentację na dalsze, bezpieczne przechowanie
z zachowaniem pełnego dostępu dla uprawnionych organów.
Dlaczego niszczenie “domowym sposobem” jest nielegalne
i niebezpieczne?
Gdy ustawowy czas przechowywania minie, dokumentacja medyczna nie traci na swojej wrażliwości. Wielu menedżerów placówek popełnia jednak katastrofalny błąd, powierzając proces brakowania starych historii chorób przypadkowym firmom sprzątającym lub próbując zniszczyć je w tanich, biurowych niszczarkach.
Zgodnie z unijnymi normami (w tym rygorystyczną normą DIN 66399), dokumenty zawierające dane medyczne muszą być niszczone w co najmniej 3. klasie ochrony. Oznacza to, że maszyna musi ciąć papier na tak drobne mikrościnki, aby odtworzenie danych pacjenta było fizycznie niemożliwe. Standardowa niszczarka paskowa absolutnie nie spełnia tych wymogów i naraża placówkę na zarzut rażącego niedbalstwa. Dodatkowym wyzwaniem technologicznym jest utylizacja klisz RTG. Tradycyjne zdjęcia rentgenowskie zawierają związki srebra i specyficzne tworzywa sztuczne. Pod żadnym pozorem nie wolno ich wyrzucać do zwykłych odpadów komunalnych, ponieważ ich bezpieczna dla środowiska utylizacja wymaga specjalistycznych procesów chemicznych i mechanicznych.
Gwarancja bezpieczeństwa z PMSA
Jako wyspecjalizowany podmiot w zakresie zarządzania informacją, wspieramy prywatne kliniki, przychodnie i gabinety specjalistyczne z Pomorza w bezpiecznym zamykaniu cyklu życia dokumentu. Oferujemy pełne przejęcie odpowiedzialności za proces brakowania.
Wykonujemy certyfikowane niszczenie dokumentacji medycznej w naszej chronionej instalacji. Co najważniejsze, po zakończeniu całego procesu otrzymujesz oficjalny protokół i certyfikat zniszczenia. Dokument ten stanowi Twoją twardą “polisę ubezpieczeniową” podczas ewentualnej kontroli inspektorów UODO, sanepidu lub Rzecznika Praw Pacjenta. Dodatkowo nasz zespół pomaga w monitorowaniu ustawowych terminów, co pozwala na bieżące selekcjonowanie dokumentów, których termin już upłynął, zapobiegając niepotrzebnemu gromadzeniu makulatury i blokowaniu cennej przestrzeni w placówce.